Todo gestor de vendas já passou por uma situação como esta numa sexta-feira à tarde. Um bom cliente liga às 16h15 a pedir um orçamento para uma encomenda parcial, algo que pretende concretizar antes do final do mês. O representante elabora o orçamento de acordo com o nível de preço do cliente no SAP Business One, obtém a aprovação do desconto e envia-o. O cliente fica em silêncio durante o fim de semana. Na segunda-feira de manhã, liga de volta e diz que sim, pode avançar. Alguém volta então a introduzir tudo como uma encomenda e espera que os valores tenham sobrevivido à transição.
É esse último passo que vale a pena eliminar. Tudo o que vem antes disso significa que o teu processo está a funcionar corretamente.
Como se apresenta uma cotação a encomendar no SAP Business One Ecommerce
A «cotação para encomenda» é o processo que transforma uma proposta com preço definido numa encomenda de vendas efetiva. No comércio eletrónico do SAP Business One, isto funciona quando a cotação que o seu representante criou no SAP é o mesmo documento que o cliente abre, ajusta e converte. Não há necessidade de copiar nem de voltar a introduzir dados. O representante mantém o controlo sobre os preços e as aprovações. O cliente ganha a possibilidade de agir sempre que estiver pronto, inclusive em horários em que não há ninguém no escritório.
A diferença é pequena no papel, mas grande na prática. Os vossos representantes não estão a ser substituídos por um site. Está-lhes a ser devolvida a parte da semana que dedicavam à transcrição.
O cliente vê o orçamento exato que o meu representante elaborou?
Sim, quando a loja exibe a cotação do SAP Business One em vez de armazenar a sua própria cópia. O cliente abre o mesmo documento com o número que o seu representante criou, com as mesmas rubricas, o mesmo desconto aprovado e a mesma data de validade. Se o seu representante alterar a cotação no SAP, o cliente verá a alteração na próxima vez que a abrir.
A citação de Rush, abordada de forma diferente
Tomemos como exemplo aquela mesma chamada de sexta-feira. O representante elabora o orçamento como habitualmente, de acordo com o nível de contrato do cliente, com a aprovação necessária para o desconto. Em vez de enviar um PDF por e-mail, o representante informa o cliente de que o orçamento está disponível no seu portal.
No sábado de manhã, a responsável pelas compras do cliente acede ao documento. Ela pretende adicionar um segundo item e aumentar a quantidade de um deles para atingir o próximo patamar de volume. Ambas as alterações são recalculadas de acordo com as regras de preços armazenadas no SAP Business One, uma vez que são as mesmas regras com que o seu representante trabalha. Ela introduz o número da sua ordem de compra e converte a cotação numa encomenda.
O que chega na segunda-feira é uma encomenda de vendas verdadeira do SAP Business One, com o preço aprovado e o número de referência do próprio cliente anexado. A manhã de segunda-feira do representante começa com uma chamada de acompanhamento sobre o próximo projeto, em vez de trinta minutos de introdução de dados.
Os clientes podem alterar um orçamento que já aprovámos?
Apenas dentro das regras que definir. Normalmente, as alterações de quantidade são recalculadas com base nos seus níveis de preços padrão no SAP Business One. As alterações que ultrapassem um limiar de aprovação podem ser reencaminhadas para aprovação da mesma forma que acontece internamente, para que nenhum desconto escape à hierarquia que já utiliza. As adições de linhas podem ser restringidas aos artigos do catálogo aprovado desse cliente.
O seu processo de orçamento e encomenda: alargado, em vez de substituído
A preocupação que a maioria dos gestores de vendas manifesta é que o comércio eletrónico implica ensinar aos representantes uma nova forma de trabalhar. Mas não devia ser assim.
Os representantes fazem as cotações onde já as fazem, no SAP Business One. As aprovações de descontos seguem a mesma hierarquia, sendo encaminhadas para as mesmas pessoas. Os preços específicos para cada cliente permanecem sob o controlo de quem atualmente é responsável pela definição de preços. A loja online não mantém a sua própria lista de preços, pelo que não há nada que seja necessário sincronizar e ninguém tem de se lembrar de atualizar dois locais quando um contrato é renovado.
O comércio eletrónico concebido em função da forma como já trabalha pede aos seus clientes que mudem os seus hábitos, e não à sua equipa.
Os nossos representantes perderão a comissão nas encomendas que os próprios clientes fizerem?
Essa é uma decisão de política, não uma questão de plataforma. A maioria dos distribuidores mantém o crédito atribuído ao representante comercial nas encomendas efetuadas pelos seus clientes através do portal, o que elimina qualquer incentivo para dissuadir os compradores de recorrerem ao autoatendimento. Como as encomendas do portal são registadas no SAP Business One como encomendas de vendas normais, os seus relatórios de comissões existentes incluem-nas sem necessidade de um cálculo separado. Decida isto antes do lançamento e comunique-o claramente à equipa de vendas.
O que os representantes deixam de fazer
A poupança de tempo manifesta-se em tarefas pouco glamorosas. Introduzir manualmente no SAP os orçamentos aprovados. Procurar números de ordens de compra por e-mail. Confirmar preços que o cliente já tem por escrito. Atender à chamada do tipo «recebeu a minha encomenda?». Verificar o estado de uma encomenda que o cliente poderia ter consultado em dez segundos.
Nada disso está a dar resultado. O objetivo é removê-lo.
Os representantes também obtêm informações mais precisas. Quando um cliente abre um orçamento, converte parte do mesmo ou o deixa sem qualquer ação durante duas semanas, isso constitui um sinal que o representante pode aproveitar. Um orçamento que foi visualizado quatro vezes e não foi convertido significa, normalmente, algo específico: um item com o preço errado, um problema com o prazo de entrega ou a presença de um concorrente na equação. Vale a pena fazer essa chamada telefónica.
E os clientes que não querem fazer encomendas online?
Para eles, nada muda. As encomendas por telefone e e-mail continuam exatamente como até agora, introduzidas pela vossa equipa no SAP Business One. O portal é uma via adicional de acesso, não um substituto, e ambas as vias geram o mesmo tipo de encomenda no mesmo sistema. Muitos distribuidores constatam que um cliente que resistiu durante um ano acaba por se converter assim que o comprador muda de emprego.
Quando os gestores de vendas se opõem
Há duas objeções que surgem em quase todas as conversas, e ambas merecem respostas diretas.
A primeira é que as encomendas em autoatendimento irão excluir os representantes dessa relação. Na distribuição B2B, tende a acontecer o contrário. Os clientes que conseguem reabastecer artigos de rotina por conta própria deixam de utilizar o seu representante como ponto de contacto para encomendas, o que liberta o representante para se dedicar às cotações que realmente requerem a intervenção humana. A relação passa a centrar-se no trabalho que gera margem.
A segunda é a exposição dos preços. Os representantes receiam que os clientes vejam os preços negociados para outras pessoas. Quando a loja acede aos catálogos e preços específicos de cada cliente a partir do SAP Business One, um cliente que tenha iniciado sessão vê os seus preços e os seus artigos aprovados. Nada mais. Um cliente a quem nunca foi vendida uma determinada linha de produtos não vê essa linha.
Como é que isto funciona no caso de orçamentos com itens personalizados ou configurados?
Os artigos configurados e que não fazem parte do stock podem ser cotados por um representante no SAP Business One e disponibilizados para que o cliente aceite online, sem que esses artigos sejam abertos ao autoatendimento geral. O representante mantém o controlo sobre o que é fabricado e quanto custa. O cliente dispõe de uma forma mais rápida de dar o seu aval. Nada do que diz respeito à fase de engenharia ou de cálculo de custos fica fora do seu controlo.
Como o FocusPoint gere o processo desde o orçamento até à encomenda no SAP Business One
O FocusPoint foi concebido exclusivamente para clientes do SAP Business One nos setores da distribuição, produção e B2B complexo. É esse foco que faz com que o fluxo de orçamentos funcione da forma como funciona. Não há nenhum motor de preços separado para configurar, nenhum segundo registo de clientes nem qualquer calendário de sincronização com que se preocupar, porque o orçamento, a lista de preços, a aprovação e a encomenda resultante permanecem todos onde já se encontravam.
Não criámos outro sistema. Simplesmente colocámos o vosso processo online.
Na prática, isso traduz-se de várias formas. Os catálogos e preços específicos de cada cliente são transferidos tal como configurados no SAP. Os compradores que utilizam Punchout e EDI mantêm o seu método preferido a par do portal padrão. A implementação demora semanas em vez de meses, uma vez que não é necessário reconstruir nenhuma lógica de negócio. E o modelo comercial está em sintonia com esta abordagem: sem taxas de implementação, sem taxas de transação e uma subscrição mensal baseada nos módulos que utiliza, com o custo mais baixo e a melhor integração, apoiada por um único ponto de contacto de suporte.
O cliente consegue ver o stock e os prazos de entrega numa cotação?
Isso depende do que decidir divulgar e deve ser definido por grupo de clientes. Alguns distribuidores apresentam a disponibilidade em tempo real a partir do SAP Business One. Outros, em vez disso, indicam uma data prevista e mantêm os níveis de stock confidenciais por razões de concorrência. Ambas as abordagens são legítimas. O importante é que seja a sua equipa a decidir, e não a plataforma.
Perguntas a fazer antes de avançar da cotação para a encomenda online
Leve isto a qualquer demonstração de um fornecedor e peça que as respostas sejam apresentadas no ecrã, e não num slide:
- Mostra-me uma proposta criada por um comercial no SAP Business One e, depois, mostra-me o cliente a converter essa mesma proposta numa encomenda.
- Se o cliente alterar uma quantidade, quais são as regras de cálculo de preços que são recalculadas e onde se encontram essas regras?
- O que acontece a um orçamento que necessita de aprovação de desconto e em que sistema é que essa aprovação ocorre?
- Um cliente pode ver apenas o seu catálogo e os seus preços? E quem controla essa configuração?
- Depois de um cliente confirmar uma cotação, é necessário algum processamento interno da encomenda antes de esta se tornar uma encomenda SAP efetiva?
Se a demonstração exigir que o fornecedor explique um calendário de sincronização ou uma solução alternativa, isso significa que a plataforma está a funcionar segundo a sua própria versão do seu negócio. Se a demonstração parecer simplesmente o seu processo a decorrer num novo contexto, então está no caminho certo.
Quando gerido desta forma, o comércio eletrónico deixa de ser um canal secundário e torna-se um motor de crescimento. Os representantes vendem mais porque dedicam mais tempo à venda. Os clientes compram mais porque o processo de compra se tornou mais fácil. Ambos os dados constam no mesmo livro de encomendas do SAP Business One que a vossa direção já consulta.
Comece por uma explicação passo a passo, em vez de uma demonstração. Explique-nos como é que uma cotação se transforma numa encomenda na sua empresa numa sexta-feira normal, e nós mostramos-lhe como é essa mesma sequência sem o trabalho administrativo.
