Antes de comparar plataformas de comércio eletrónico para o SAP Business One, há uma decisão que, sem dar nas vistas, exclui a maioria delas da lista de opções. Não se trata do design da loja online, da funcionalidade de pesquisa nem do processo de finalização da compra. Trata-se da forma como a plataforma se integra com o SAP.
A integração de comércio eletrónico com o SAP Business One assume uma de duas formas. Uma integração nativa significa que a plataforma de comércio eletrónico lê e grava diretamente no SAP Business One, utilizando as próprias interfaces da SAP, pelo que o SAP continua a ser o único sistema de registo. Uma integração por middleware significa que existe um conector ou uma camada de integração separada entre a loja virtual e o SAP, mantendo as cópias dos clientes, artigos, preços e encomendas sincronizadas entre as duas bases de dados. As plataformas de comércio eletrónico de uso geral ligam-se ao SAP Business One através de middleware. Um pequeno número de plataformas, incluindo a FocusPoint Ecommerce, foi desenvolvido nativamente para o SAP Business One.
O modelo que escolher determina quais os fornecedores que são elegíveis, quais os custos do projeto após o lançamento e se os seus clientes alguma vez verão um preço que a SAP não tenha aprovado.
As duas formas como o comércio eletrónico se integra no SAP Business One
Num modelo nativo, existe uma única base de dados de referência. A loja online solicita ao SAP Business One a lista de preços do cliente, o registo mestre de artigos, o stock disponível e as faturas pendentes, e o SAP responde. Quando um cliente faz uma encomenda, a plataforma cria a ordem de venda no SAP com as condições do cliente e quaisquer regras de aprovação aplicáveis. Nada é copiado. Nada fica à espera de ser sincronizado.
Num modelo de middleware, a plataforma de comércio eletrónico possui a sua própria base de dados, uma vez que foi concebida para funcionar sem depender de nenhum ERP específico. Um conector — quer se trate de um plug-in desenvolvido especificamente para o efeito ou de uma plataforma de integração geral — transfere os dados entre os dois sistemas. Os artigos e os preços são transferidos do SAP para a loja online de acordo com um calendário ou sempre que ocorrem alterações. As encomendas são transferidas no sentido inverso. Os dados relativos a clientes, limites de crédito e faturas podem ou não ser transferidos, dependendo das funcionalidades suportadas pelo conector.
Ambos os modelos conseguem criar uma base de dados funcional. A diferença reside no que acontece nos momentos em que tudo está sincronizado.
Não será que todas as plataformas de comércio eletrónico estão «integradas» com o SAP Business One, se for isso que o fornecedor afirma?
Não. «Integrado com o SAP Business One» significa normalmente que existe um conector, e não que o SAP seja o sistema de referência. Faça duas perguntas para descobrir qual é o modelo em causa: a plataforma mantém a sua própria cópia de clientes, artigos e preços? E se o SAP alterar um preço às 14h00, o que é que a loja online apresenta às 14h01? Se a resposta envolver um horário de sincronização, trata-se de middleware.
Por que razão o modelo de integração de comércio eletrónico do SAP Business One é determinante na sua lista de finalistas
Esta decisão é prioritária porque é de natureza estrutural. Uma plataforma de uso geral não pode tornar-se nativa do SAP Business One, por melhor que seja o seu conector; foi concebida para ser independente de qualquer ERP, e a sua própria base de dados é a fonte de verdade para a loja virtual. Uma plataforma nativa não pode funcionar sem o SAP Business One, o que constitui uma limitação para todos aqueles que não a utilizam e uma vantagem para todos aqueles que a utilizam.
Portanto, o teste de elegibilidade é simples. Se os seus requisitos incluem preços específicos para cada cliente que correspondam exatamente aos do SAP, encomendas que cheguem ao SAP como ordens de venda sem que ninguém lhes toque e clientes que possam obter as suas próprias faturas e extratos, está a descrever uma integração nativa. O middleware pode aproximar-se de cada um desses requisitos, mas cada aproximação é um projeto, e os projetos não têm fim.
Por exemplo, um grossista de material elétrico que mantém dezenas de listas de preços negociadas no SAP Business One tem uma questão fundamental: o empreiteiro que inicia sessão vê o preço previsto no seu contrato, sempre, incluindo no dia seguinte à renegociação desse preço? No sistema nativo, sim, por definição. No middleware, sim, se o conector mapear essa lista de preços, a sincronização tiver sido executada e não tiver ocorrido nenhum erro durante a noite.
Nativo vs. Middleware: Comparação lado a lado
| O que estás a decidir | Integração nativa | Integração de middleware |
|---|---|---|
| Sistema de registo | Apenas SAP Business One | O SAP e a base de dados própria da plataforma |
| Preços específicos para cada cliente | Ler diretamente a partir das listas de preços e condições da SAP | Copiado para a loja pelo conector; a precisão depende do mapeamento e do momento da sincronização |
| Processamento de encomendas | Criado no SAP como uma encomenda de cliente com as aprovações aplicadas | Criado na interface do cliente e, em seguida, transferido para o SAP através do conector |
| Faturas, extratos, estado das encomendas | Fornecido pela SAP | Apenas se o conector as suportar |
| Sistemas para licenciamento e assistência técnica | Uma plataforma, um responsável pelo apoio | Loja virtual, conector e, eventualmente, uma plataforma de integração, muitas vezes de fornecedores diferentes |
| Efeito de uma atualização do SAP | O fornecedor da plataforma verifica a conformidade com a nova versão | O conector deve ser testado novamente e, por vezes, reconstruído |
| Prazo habitual para o lançamento | Mais curto, porque os dados já existem no SAP | Mais demorado, porque a integração em si é um projeto |
| O mais adequado | Empresas cuja atividade se baseia no SAP Business One | Empresas que utilizam vários sistemas ERP ou uma loja virtual que não podem substituir |
Quais são os custos do middleware para além da licença
O preço do conector é a parte menos importante. Os verdadeiros custos são os operacionais.
Há uma discrepância entre os dois sistemas. Cada registo de um preço, de um nível de stock ou de um limite de crédito representa uma possibilidade de a loja e o SAP apresentarem valores diferentes. Alguém tem de se aperceber disso e alguém tem de corrigir a situação.
Dois fornecedores acusam-se mutuamente. Quando uma encomenda não chega ao SAP, o fornecedor da loja online afirma que foi o conector que a perdeu e o fornecedor do conector afirma que foi o SAP que a rejeitou. É a vossa equipa que fica a receber as chamadas.
Cada alteração no SAP dá origem a um ciclo de testes. Basta adicionar uma lista de preços, alterar uma unidade de medida ou atualizar o SAP Business One para que seja necessário verificar o mapeamento. Esse trabalho repete-se ao longo de toda a vida útil da loja.
O autoatendimento limita-se ao que o conector suporta. Os clientes que não conseguem ver a sua fatura ou as encomendas em aberto online contactam a vossa equipa de apoio ao cliente, o que representa o custo que o comércio eletrónico deveria ter eliminado.
Na prática, o lançamento é normalmente a parte que corre bem. A manutenção é aquilo que ninguém previu no orçamento.
O que acontece quando o SAP Business One e a loja online não estão de acordo quanto a um preço?
Num modelo de middleware, o cliente vê a informação apresentada na loja virtual, que corresponde ao que foi entregue na última sincronização bem-sucedida. Se o SAP tiver sofrido alterações depois disso, o cliente compra ao preço antigo, a encomenda chega normalmente ao SAP com uma discrepância e alguém tem de a reconciliar manualmente ou arcar com a diferença. Num modelo nativo, a loja virtual não tem uma cópia que possa estar errada. Consulta o SAP no momento da visualização, pelo que o preço que o cliente vê é o preço que o SAP tem registado.
Quando o middleware é a escolha certa
O software nativo nem sempre é a solução, e um fornecedor que lhe diga o contrário está apenas a tentar vender. O middleware faz sentido em algumas situações.
Utiliza mais do que um sistema ERP e precisa de uma única loja online que abranja todos eles. Já gere uma grande loja online para consumidores numa plataforma de uso geral e o B2B é apenas um pequeno complemento a essa loja. O comércio eletrónico é um canal secundário para si e uma sincronização aproximada é aceitável. Ou está no meio de uma grande migração de TI e o próprio SAP Business One poderá sofrer alterações.
Fora desses casos, se o SAP Business One gerir a empresa, a loja virtual deverá funcionar no SAP Business One.
Já temos uma loja online de uso geral para a nossa vertente de retalho. Teremos de a substituir?
Não necessariamente. Alguns distribuidores mantêm um ponto de venda ao público para compradores que entram na loja sem marcação prévia e adicionam uma plataforma SAP Business One nativa para contas B2B, onde os preços, as condições e a aprovação de encomendas são realmente importantes. É na vertente B2B que o middleware causa mais problemas, porque é aí que se encontram os dados específicos de cada cliente. Avalie os dois canais separadamente, em vez de forçar uma única plataforma a servir ambos de forma inadequada.
O que uma integração nativa de comércio eletrónico com o SAP Business One deve oferecer
«Nativo» é uma afirmação, por isso, verifique-a com base nos resultados.
Cada conta gere o seu próprio negócio. Preços, catálogo, condições de pagamento e limites de crédito são exatamente como constam no SAP Business One, sem qualquer camada de mapeamento que possa causar desvios.
As encomendas chegam como ordens de venda. Com o cliente certo, os preços certos e qualquer fluxo de trabalho de aprovação aplicado no SAP, e não numa fila à espera de uma sincronização.
Os clientes tratam de tudo por conta própria. Faturas, extratos, histórico de encomendas, repetição de encomendas a partir do histórico e estado das encomendas: tudo isto é disponibilizado pelo SAP sem necessidade de contactar o apoio ao cliente.
O catálogo é o mestre de artigos. Os novos artigos, os artigos descontinuados e as alterações na unidade de medida aparecem porque foram alterados no SAP, e não porque alguém voltou a exportar uma folha de cálculo.
A assistência técnica está a cargo de um único fornecedor. Quando algo avaria, há uma equipa responsável, e essa equipa conhece bem o SAP Business One.
Por exemplo, o departamento de peças de um revendedor de equipamento tem contas de frotas com preços contratuais, técnicos que fazem encomendas a partir do terreno e um gestor de assistência que aprova tudo o que ultrapasse um determinado limite. Num modelo nativo, todo esse fluxo é constituído por dados e regras da SAP, apresentados online. Peça a todos os fornecedores que o demonstrem com as suas listas de preços, e não com as deles.
A integração nativa torna o SAP Business One mais lento?
Não deveria acontecer, se a plataforma estiver bem construída. Uma plataforma nativa bem concebida separa o tráfego operacional das consultas pesadas da loja virtual e de análise de dados, normalmente isolando a carga de trabalho de análise na sua própria base de dados, para que uma loja virtual com muito tráfego ou um relatório extenso nunca atrase a introdução de encomendas. Pergunte ao fornecedor como protege a base de dados operacional sob carga. «Está tudo bem» não é uma arquitetura. Uma base de dados de análise separada é que é.
Como a FocusPoint Ecommerce gere a integração com o SAP Business One
O FocusPoint Ecommerce foi desenvolvido exclusivamente para o SAP Business One. Não existe qualquer middleware. O SAP é a única fonte de informação fiável, e os preços, catálogos e processos específicos de cada cliente são obtidos diretamente a partir dele, razão pela qual cada conta acede aos seus próprios dados empresariais assim que inicia sessão. As encomendas são criadas no SAP como ordens de venda, com fluxos de trabalho e aprovações aplicados.
Ser nativo não significa ser fechado. Uma arquitetura de plug-ins integra CRM, EDI, punchout, rastreamento de chamadas e variabilidade de canais sem afetar o núcleo, pelo que os aspetos que variam de empresa para empresa ficam fora da integração, em vez de dentro dela. As bases de dados operacionais e analíticas são mantidas separadas, para que as consultas pesadas nunca abrandem o portal de vendas. A pesquisa baseada em IA, a personalização e as encomendas preditivas funcionam com base no próprio histórico de compras do cliente no SAP.
A implementação é medida em semanas, e não em meses, porque os dados de que a plataforma necessita já existem no SAP Business One. A desvantagem é a já referida: se não utilizar o SAP Business One, o FocusPoint Ecommerce não é adequado para si.
Quanto custa uma plataforma de comércio eletrónico nativa do SAP Business One?
O FocusPoint Ecommerce não cobra qualquer taxa de implementação nem taxas de transação. O preço consiste numa subscrição mensal baseada nos módulos utilizados, o que o torna a opção mais económica para o comércio eletrónico no SAP Business One, ao mesmo tempo que proporciona a melhor integração com um único ponto de contacto para assistência. Não há licença de conector nem é necessário pagar a um segundo fornecedor.
Perguntas a fazer a todos os fornecedores antes de estabelecer a lista de finalistas
- A vossa plataforma mantém a sua própria cópia dos clientes, artigos e preços, ou obtém esses dados do SAP Business One?
- Se uma lista de preços for alterada no SAP, quando é que o cliente a vê?
- Mostra-me como é que uma encomenda se transforma numa encomenda de vendas no SAP, com uma etapa de aprovação, utilizando os meus dados.
- Um cliente pode consultar a sua própria fatura e extrato na loja?
- Quando o SAP Business One é atualizado, quem volta a testar a integração e quem paga por isso?
- Se uma encomenda não chegar ao SAP, para quem devo ligar?
Qualquer fornecedor cujas respostas envolvam um calendário de sincronização, uma segunda base de dados ou um segundo número de telefone está a oferecer middleware. Não há problema se tiver sido essa a sua escolha. O problema surge se não tivesse conhecimento disso.
Se o SAP Business One gere o seu negócio e estiver a decidir como o comércio eletrónico se deve integrar nele, a equipa de profissionais do SAP Business One da FocusPoint analisará as suas listas de preços, o seu fluxo de encomendas e as necessidades de autoatendimento dos seus clientes, e mostrar-lhe-á como seria uma integração nativa para a sua empresa. Marque uma reunião.
