לפני שתשוו בין פלטפורמות מסחר אלקטרוני עבור SAP Business One, יש החלטה אחת שמסלקת בשקט את רובן מהרשימה. זו לא עיצוב החנות המקוונת, לא מנוע החיפוש ולא תהליך התשלום. זו הדרך שבה הפלטפורמה מתחברת ל-SAP.
שילוב מסחר אלקטרוני ב-SAP Business One יכול להתבצע באחת משתי צורות. שילוב מובנה פירושו שפלטפורמת המסחר האלקטרוני קוראת וכותבת ל-SAP Business One באופן ישיר, באמצעות הממשקים של SAP עצמה, כך ש-SAP נותרת מערכת הרישום היחידה. שילוב באמצעות תוכנת ביניים פירושו שמחבר נפרד או שכבת שילוב ממוקמים בין החנות המקוונת ל-SAP, ושומרים על סנכרון בין שתי מסדי הנתונים בכל הנוגע ללקוחות, פריטים, מחירים והזמנות. פלטפורמות מסחר אלקטרוני כלליות מתחברות ל-SAP Business One באמצעות תוכנת ביניים. מספר מצומצם של פלטפורמות, ביניהן FocusPoint Ecommerce, נבנו באופן מובנה על גבי המערכת.
המודל שתבחרו יקבע אילו ספקים יהיו זכאים בכלל, מה יהיו עלויות הפרויקט לאחר ההשקה, והאם הלקוחות שלכם ייתקלו אי פעם במחיר ש-SAP לא אישרה.
שתי הדרכים שבהן מסחר אלקטרוני מתחבר ל-SAP Business One
במודל מקורי, קיימת מסד נתונים ראשי אחד. מערכת החנות מבקשת מ-SAP Business One את מחירון הלקוח, מאגר הפריטים, המלאי הזמין וחשבוניות פתוחות, ו-SAP מספקת את התשובות. כאשר לקוח מבצע הזמנה, הפלטפורמה יוצרת את הזמנת המכירה ב-SAP בהתאם לתנאי הלקוח ולכל כללי האישור החלים. שום דבר לא מועתק. שום דבר לא ממתין לסנכרון.
במודל תוכנת ביניים, לפלטפורמת המסחר האלקטרוני יש מסד נתונים משלה, מכיוון שהיא נבנתה כדי לפעול ללא מערכת ERP ספציפית. מחבר – בין אם מדובר בתוסף ייעודי או בפלטפורמת אינטגרציה כללית – מעביר נתונים בין השתיים. פריטים ומחירים מועברים מ-SAP לחנות המקוונת על פי לוח זמנים או עם כל שינוי. הזמנות מועברות בכיוון ההפוך. מידע על לקוחות, מסגרות אשראי וחשבוניות עשוי להיות מועבר או שלא, בהתאם ליכולות התמיכה של המחבר.
שני הדגמים יכולים ליצור חנות מתפקדת. ההבדל מתבטא במה שקורה ברגעים שבהם הכל מסונכרן.
האם לא כל פלטפורמת מסחר אלקטרוני "משולבת" עם SAP Business One אם הספק טוען כך?
לא. הביטוי "משולב עם SAP Business One" פירושו בדרך כלל שקיים מחבר (connector), ולא ש-SAP היא מערכת הרישום הראשית. שאלו שתי שאלות כדי לברר באיזה מודל מדובר: האם הפלטפורמה שומרת עותק משלה של לקוחות, פריטים ומחירים, ואם SAP משנה מחיר בשעה 14:00, מה מוצג בחנות המקוונת בשעה 14:01? אם התשובה כוללת לוח זמנים לסנכרון, מדובר בתוכנת ביניים (middleware).
מדוע מודל שילוב המסחר האלקטרוני של SAP Business One הוא זה שקובע את רשימת המועמדים הסופית שלכם
ההחלטה הזו עומדת בראש סדר העדיפויות משום שהיא מבנית. פלטפורמה לשימוש כללי אינה יכולה להפוך לפלטפורמה מקורית של SAP Business One, לא משנה כמה טוב המחבר שלה; היא נבנתה כך שתהיה בלתי תלויה במערכת ERP, ומסד הנתונים שלה הוא מקור האמת עבור החנות המקוונת. פלטפורמה מקורית אינה יכולה לפעול ללא SAP Business One, מה שמהווה מגבלה עבור כל מי שאינו משתמש במערכת זו, ויתרון עבור כל מי שכן משתמש בה.
אז מבחן הזכאות הוא פשוט. אם הדרישות שלכם כוללות תמחור מותאם ללקוח שמתאים בדיוק ל-SAP, הזמנות שנכנסות ל-SAP כהזמנות מכירה מבלי שאף אחד יגע בהן, ולקוחות שיכולים להפיק בעצמם את החשבוניות והדוחות שלהם – אתם מתארים אינטגרציה מקורית. תוכנת תווך (Middleware) יכולה להתקרב לכל אחד מהדברים הללו, אך כל התקרבות כזו היא פרויקט, והפרויקטים לא נגמרים.
לדוגמה, לסיטונאי ציוד חשמלי שמנהל עשרות מחירונים מוסכמים ב-SAP Business One יש שאלה אחת חשובה: האם הקבלן שנכנס למערכת רואה את המחיר המופיע בחוזה שלו בכל פעם, כולל ביום שלאחר שהמחיר הוסכם מחדש? במערכת המקורית – כן, מטבע הדברים. בתוכנת תווך – כן, אם המחבר ממפה את המחירון הזה, הסנכרון בוצע, ולא התרחשה שום תקלה במהלך הלילה.
תוכנה מקורית לעומת תוכנת תווך: השוואה זה לצד זה
| מה אתה מחליט | שילוב מובנה | שילוב תוכנת ביניים |
|---|---|---|
| מערכת רישום | SAP Business One בלבד | SAP בנוסף למסד הנתונים של הפלטפורמה עצמה |
| תמחור ספציפי ללקוח | קריאה ישירה ממחירונים ותנאי תשלום של SAP | הועתק לחנות על ידי המחבר; הדיוק תלוי במיפוי ובעיתוי הסנכרון |
| טיפול בהזמנות | נוצר ב-SAP כהזמנת מכירה עם אישורים שהוחלו עליה | נוצר בחנות המקוונת, ולאחר מכן הועבר ל-SAP באמצעות המחבר |
| חשבוניות, דוחות, סטטוס הזמנות | מוגש באמצעות SAP | רק אם המחבר תומך בהן |
| מערכות לרישוי ולתמיכה | פלטפורמה אחת, אחראי תמיכה אחד | חזית חנות, מחבר, ואולי גם פלטפורמת אינטגרציה, שלעתים קרובות מספקים שונים |
| השפעת שדרוג SAP | ספק הפלטפורמה מבצע אימות מול הגרסה החדשה | יש לבדוק את המחבר מחדש, ולעיתים יש לשפץ אותו |
| משך הזמן האופייני להשקה | קצר יותר, מכיוון שהנתונים כבר קיימים ב-SAP | ארוך יותר, משום שהאינטגרציה עצמה היא פרויקט |
| ההתאמה הטובה ביותר | חברות שהפעילות העסקית שלהן מתנהלת באמצעות SAP Business One | חברות המפעילות מספר מערכות ERP או חנות מקוונת שאין ביכולתן להחליף |
מהן העלויות הנוספות של תוכנת ביניים מעבר לרישיון
מחיר המחבר הוא החלק הזניח ביותר. העלויות האמיתיות הן העלויות התפעוליות.
יש אי-התאמה בין שתי המערכות. כל העתקה של מחיר, נתון מלאי או מגבלת אשראי עלולה לגרום לכך שהחנות ו-SAP יציגו נתונים שונים. מישהו צריך לשים לב לכך, ומישהו צריך לתקן את זה.
שני ספקים מאשימים זה את זה. כאשר הזמנה לא מגיעה ל-SAP, ספק החנות טוען שהמחבר איבד אותה, ואילו ספק המחבר טוען ש-SAP דחה אותה. הצוות שלכם הוא זה שנאלץ להתמודד עם המצב.
כל שינוי ב-SAP הופך למחזור בדיקות. הוספת מחירון, שינוי יחידת מידה, שדרוג של SAP Business One – בכל אחד מהמקרים יש לבדוק את המיפוי. עבודה זו חוזרת על עצמה לאורך כל תקופת פעילות החנות.
השירות העצמי מוגבל ליכולות של המחבר. לקוחות שאינם מצליחים לצפות בחשבונית שלהם או בהזמנות הפתוחות שלהם באופן מקוון מתקשרים לצוות השירות שלכם, וזו בדיוק העלות שהמסחר האלקטרוני היה אמור לחסוך.
בפועל, השקת הפרויקט היא בדרך כלל החלק שמצליח. התחזוקה היא מה שאף אחד לא הקציב לו תקציב.
מה קורה כאשר יש פער בין SAP Business One לחנות הפיזית בנוגע למחיר?
במודל תוכנת ביניים, הלקוח רואה את התוכן המוצג בחנות המקוונת, שהוא התוכן שהועבר בסנכרון המוצלח האחרון. אם ב-SAP חלו שינויים לאחר מכן, הלקוח קונה במחיר הישן, ההזמנה מגיעה בדרך כלל ל-SAP עם אי-התאמה, ומישהו צריך ליישר את ההבדל באופן ידני או לספוג את ההפרש. במודל מקורי, לחנות המקוונת אין תוכן שעלול להיות שגוי. היא פונה ל-SAP ברגע התצוגה, ולכן המחיר שהלקוח רואה הוא המחיר שקיים ב-SAP.
מתי תוכנת ביניים היא הבחירה הנכונה
פתרון מובנה אינו תמיד הפתרון הנכון, וספק שאומר לכם אחרת פשוט מנסה למכור לכם משהו. תוכנת אמצע (middleware) היא פתרון מתאים בכמה מצבים.
אתם מפעילים יותר ממערכת ERP אחת וזקוקים לחנות מקוונת אחת שתכסה את כולן. אתם כבר מפעילים חנות מקוונת גדולה לצרכנים על גבי פלטפורמה כללית, והפעילות בתחום B2B מהווה תוספת קטנה אליה. המסחר האלקטרוני הוא ערוץ משני עבורכם, ולכן סנכרון גס הוא מקובל. או שאתם נמצאים בעיצומו של תהליך מעבר IT נרחב, ו-SAP Business One עצמה עשויה להשתנות.
מלבד המקרים הללו, אם SAP Business One מנהל את העסק, גם החנות המקוונת צריכה לפעול על גבי SAP Business One.
אנחנו כבר מפעילים אתר אינטרנט רב-תכליתי עבור פעילות הקמעונאות שלנו. האם עלינו להחליף אותו?
לא בהכרח. יש מפיצים שמנהלים חנות קמעונאית ללקוחות מזדמנים, ומשלבים פלטפורמת SAP Business One ייעודית עבור חשבונות B2B, שבהם לתמחור, לתנאים ולאישור ההזמנות יש חשיבות של ממש. בתחום ה-B2B היא המקום שבו תוכנת הביניים פוגעת ביותר, שכן שם מאוחסנים הנתונים הספציפיים ללקוח. יש לבחון את שני הערוצים בנפרד, במקום לכפות על פלטפורמה אחת לשרת את שניהם בצורה לא מיטבית.
מה צריכה לספק אינטגרציה מקורית של SAP Business One עם מסחר אלקטרוני
"ילידי" היא טענה, ולכן יש לבחון אותה לאור התוצאות.
כל חשבון מנהל את העסק שלו בנפרד. התמחור, הקטלוג, תנאי התשלום ומגבלות האשראי מופיעים בדיוק כפי שהם מוגדרים ב-SAP Business One, ללא שכבת מיפוי שעלולה לגרום לסטיה.
ההזמנות מגיעות כהזמנות מכירה. עם הלקוח הנכון, המחירים הנכונים, ותהליך אישור כלשהו המופעל בתוך מערכת SAP, ולא בתור הממתין לסנכרון.
הלקוחות משרתים את עצמם. חשבוניות, דוחות, היסטוריית הזמנות, הזמנה חוזרת מההיסטוריה ומצב ההזמנה – כל אלה מסופקים באמצעות SAP ללא צורך בשיחת שירות.
הקטלוג הוא מאגר הפריטים. פריטים חדשים, פריטים שהוצאו מהמלאי ושינויים ביחידת המדידה מופיעים משום שהם השתנו במערכת SAP, ולא משום שמישהו ייצא מחדש גיליון אלקטרוני.
ספק אחד אחראי על התמיכה. כאשר מתעוררת תקלה, צוות אחד נושא באחריות, וצוות זה בקיא ב-SAP Business One.
לדוגמה, במחלקת החלקים של סוחר ציוד יש חשבונות של צי רכב עם תמחור חוזי, טכנאים שמבצעים הזמנות מהשטח, ומנהל שירות שמאשר כל הזמנה העולה על סף מסוים. במודל מקורי, כל התהליך הזה מורכב מנתוני SAP וכללי SAP, המוצגים באופן מקוון. בקשו מכל ספק להדגים זאת באמצעות מחירוניכם, ולא שלהם.
האם אינטגרציה מובנית מאטה את פעולת SAP Business One?
זה לא אמור לקרות, אם הפלטפורמה נבנתה כהלכה. פלטפורמה מקורית שתוכננה היטב מפרידה בין התעבורה התפעולית לבין שאילתות כבדות של אתר המכירה ושל ניתוח הנתונים, בדרך כלל על ידי בידוד עומס העבודה של ניתוח הנתונים במסד נתונים נפרד, כך שאתר מכירה עמוס או דוח גדול לעולם לא יאטו את הזנת ההזמנות. שאלו את הספק כיצד הוא מגן על מסד הנתונים התפעולי תחת עומס. "זה בסדר" זו לא ארכיטקטורה. מסד נתונים נפרד לניתוח נתונים – זו ארכיטקטורה.
כיצד FocusPoint Ecommerce מטפלת באינטגרציה עם SAP Business One
FocusPoint Ecommerce פותחה באופן בלעדי עבור SAP Business One. אין כאן תוכנת ביניים. SAP מהווה את מקור האמת הבלעדי, ומחירונים, קטלוגים ותהליכים ספציפיים ללקוח נקראים ממנו ישירות; זו הסיבה שכל חשבון רואה את הפעילות העסקית שלו ברגע שהוא מתחבר. ההזמנות נוצרות ב-SAP כהזמנות מכירה, תוך יישום זרימות עבודה ואישורים.
היות המערכת מקורית אינה אומרת שהיא סגורה. ארכיטקטורת תוספים משלבת CRM, EDI, Punchout, מעקב שיחות וגיוון ערוצים מבלי לפגוע בליבת המערכת, כך שהאלמנטים המשתנים מחברה לחברה נמצאים מחוץ לאינטגרציה ולא בתוכה. מסדי הנתונים התפעוליים והאנליטיים נשמרים בנפרד, כך ששאילתות כבדות לעולם אינן מאטות את פעילות החנות המקוונת. חיפוש מבוסס בינה מלאכותית, התאמה אישית והזמנות חזוייות פועלים על סמך היסטוריית הרכישות של הלקוח ב-SAP.
תהליך ההטמעה נמשך שבועות, ולא חודשים, מכיוון שהנתונים הדרושים לפלטפורמה כבר קיימים ב-SAP Business One. החיסרון הוא זה שכבר צוין: אם אינכם משתמשים ב-SAP Business One, FocusPoint Ecommerce אינה מתאימה לכם.
כמה עולה פלטפורמת מסחר אלקטרוני ייעודית ל-SAP Business One?
ל-FocusPoint Ecommerce אין דמי הטמעה ואין עמלות עסקה. התמחור מבוסס על מנוי חודשי בהתאם למודולים שבהם נעשה שימוש, מה שהופך אותה לאופציה הזולה ביותר להקמת אתר מסחר אלקטרוני ב-SAP Business One, תוך שהיא מספקת את האינטגרציה הטובה ביותר עם מקור תמיכה יחיד. אין צורך ברישיון למחבר ואין צורך לשלם לספק נוסף.
שאלות שיש לשאול כל ספק לפני שמכינים את רשימת המועמדים הסופית
- האם הפלטפורמה שלכם שומרת עותק משלה של לקוחות, פריטים ומחירים, או שהיא קוראת אותם מתוך SAP Business One?
- אם מתבצע שינוי במחירון ב-SAP, מתי הלקוח רואה אותו?
- הראה לי כיצד הזמנה הופכת להזמנת מכירה ב-SAP, כולל שלב אישור, תוך שימוש בנתונים שלי.
- האם לקוח יכול להדפיס בעצמו את החשבונית ואת פירוט החיובים מהחנות המקוונת?
- כאשר מתבצעת שדרוג של SAP Business One, מי מבצע בדיקות חוזרות של האינטגרציה, ומי משלם על כך?
- אם הזמנה לא מגיעה ל-SAP, למי עליי להתקשר?
כל ספק שתשובותיו כוללות לוח זמנים לסנכרון, מסד נתונים שני או מספר טלפון שני – מציע תוכנת ביניים. זה בסדר אם בחרתם בכך. זה מהווה בעיה אם לא הייתם מודעים לכך.
אם מערכת SAP Business One מנהלת את העסק שלכם ואתם שוקלים כיצד לשלב בה את המסחר האלקטרוני, צוות המומחים של FocusPoint בתחום SAP Business One יבחן את מחירוניכם, את תהליך הטיפול בהזמנות ואת צרכי השירות העצמי של הלקוחות שלכם, וידגים לכם כיצד נראית אינטגרציה מקורית המתאימה לחברה שלכם.קבעו פגישה.
