Antes de comparar plataformas de comercio electrónico para SAP Business One, hay un factor que, sin que nos demos cuenta, descarta a la mayoría de ellas. No se trata del diseño de la tienda online, ni del buscador, ni del proceso de pago. Se trata de cómo se conecta la plataforma con SAP.
La integración de comercio electrónico con SAP Business One puede adoptar dos formas. Una integración nativa significa que la plataforma de comercio electrónico lee y escribe directamente en SAP Business One, utilizando las propias interfaces de SAP, por lo que SAP sigue siendo el único sistema de registro. Una integración mediante middleware significa que hay un conector o una capa de integración independiente entre la tienda online y SAP, que mantiene sincronizadas las copias de los clientes, los artículos, los precios y los pedidos entre ambas bases de datos. Las plataformas de comercio electrónico de uso general se conectan a SAP Business One a través de middleware. Un pequeño número de plataformas, entre las que se incluye FocusPoint Ecommerce, están desarrolladas de forma nativa sobre este sistema.
El modelo que elijas determinará qué proveedores pueden optar al proyecto, cuáles serán los costes del mismo tras su puesta en marcha y si tus clientes llegarán a ver algún precio que SAP no haya aprobado.
Las dos formas en que el comercio electrónico se integra con SAP Business One
En un modelo nativo, existe una única base de datos de referencia. La tienda online solicita a SAP Business One la lista de precios del cliente, el maestro de artículos, el stock disponible y las facturas pendientes, y SAP le responde. Cuando un cliente realiza un pedido, la plataforma crea el pedido de venta en SAP aplicando las condiciones del cliente y las reglas de aprobación correspondientes. No se copia nada. No hay que esperar a que se sincronice nada.
En un modelo de middleware, la plataforma de comercio electrónico cuenta con su propia base de datos, ya que se diseñó para funcionar sin depender de ningún ERP concreto. Un conector —ya sea un complemento diseñado específicamente para ello o una plataforma de integración general— transfiere los datos entre ambos sistemas. Los artículos y los precios se transfieren desde SAP a la tienda online de forma periódica o cada vez que se produce un cambio. Los pedidos se transfieren en sentido contrario. Los datos de los clientes, los límites de crédito y las facturas pueden transferirse o no, dependiendo de las capacidades del conector.
Ambos modelos pueden generar un almacén operativo. La diferencia radica en lo que ocurre entre los momentos en los que todo está sincronizado.
¿No está «integrada» toda plataforma de comercio electrónico con SAP Business One si así lo afirma el proveedor?
No. «Integrado con SAP Business One» suele significar que existe un conector, no que SAP sea el sistema de referencia. Hazte dos preguntas para averiguar qué modelo estás ante: ¿mantiene la plataforma su propia copia de clientes, artículos y precios? Y, si SAP modifica un precio a las 14:00, ¿qué muestra la tienda online a las 14:01? Si la respuesta implica una programación de sincronización, se trata de middleware.
Por qué el modelo de integración de comercio electrónico de SAP Business One es determinante a la hora de seleccionar tus opciones
Esta decisión es prioritaria porque es de carácter estructural. Una plataforma de uso general no puede integrarse de forma nativa en SAP Business One, por muy bueno que sea su conector; se diseñó para ser independiente del sistema ERP, y su propia base de datos es la fuente de información de referencia para la tienda online. Una plataforma nativa no puede funcionar sin SAP Business One, lo que supone una limitación para quienes no la utilizan y una ventaja para quienes sí lo hacen.
Así pues, la prueba de idoneidad es sencilla. Si tus requisitos incluyen precios específicos para cada cliente que coincidan exactamente con los de SAP, pedidos que lleguen a SAP como pedidos de venta sin que nadie tenga que intervenir, y clientes que puedan generar sus propias facturas y extractos, lo que describes es una integración nativa. El middleware puede aproximarse a cada uno de esos aspectos, pero cada aproximación supone un proyecto, y los proyectos no tienen fin.
Por ejemplo, un mayorista de material eléctrico que gestiona docenas de listas de precios negociadas en SAP Business One se plantea una cuestión fundamental: ¿ve el contratista que inicia sesión el precio de su contrato en todo momento, incluso al día siguiente de que el departamento de compras lo haya renegociado? De forma nativa, sí, por diseño. Con middleware, sí, si el conector mapea esa lista de precios, la sincronización se ha ejecutado y no se ha producido ningún error durante la noche.
Aplicaciones nativas frente a middleware: comparación lado a lado
| Lo que estás decidiendo | Integración nativa | Integración de middleware |
|---|---|---|
| Sistema de registro | Solo SAP Business One | SAP y la base de datos propia de la plataforma |
| Precios específicos para cada cliente | Leer directamente de las listas de precios y las condiciones de SAP | Copiado en la tienda por el conector; la precisión depende de la asignación y del momento de la sincronización |
| Gestión de pedidos | Creado en SAP como un pedido de venta con las aprobaciones correspondientes | Se crea en la tienda online y, a continuación, el conector lo transfiere a SAP |
| Facturas, extractos, estado de los pedidos | Proporcionado por SAP | Solo si el conector las admite |
| Sistemas para la concesión de licencias y la asistencia técnica | Una plataforma, un responsable de asistencia | Tienda online, conector y, posiblemente, una plataforma de integración, a menudo de distintos proveedores |
| Efectos de una actualización de SAP | El proveedor de la plataforma comprueba que cumple con los requisitos de la nueva versión | El conector debe volver a someterse a pruebas y, en ocasiones, debe reacondicionarse |
| Plazo habitual para el lanzamiento | Más breve, porque los datos ya están en SAP | Más tiempo, porque la integración en sí misma es un proyecto |
| El más adecuado | Empresas que utilizan SAP Business One para gestionar su negocio | Empresas que utilizan varios sistemas ERP o una tienda online que no pueden sustituir |
Qué costes te supone el middleware, además de la licencia
El precio del conector es la parte más insignificante. Los verdaderos costes son los operativos.
Hay discrepancias entre los dos sistemas. Cada vez que se copia un precio, una cifra de existencias o un límite de crédito, existe la posibilidad de que el punto de venta y SAP muestren cifras diferentes. Alguien tiene que darse cuenta y alguien tiene que solucionarlo.
Dos proveedores se culpan mutuamente. Cuando un pedido no llega a SAP, el proveedor de la tienda online afirma que el conector lo ha perdido y el proveedor del conector sostiene que SAP lo ha rechazado. Tu equipo es el que tiene que intervenir.
Cada cambio en SAP se convierte en un ciclo de pruebas. Ya sea añadir una lista de precios, modificar una unidad de medida o actualizar SAP Business One, es necesario comprobar la correspondencia. Esa tarea se repite a lo largo de toda la vida útil de la tienda.
El autoservicio tiene sus límites, que vienen determinados por las funciones que admite el conector. Los clientes que no pueden consultar su factura o sus pedidos pendientes en línea llaman a tu equipo de atención al cliente, lo cual supone un coste que se suponía que el comercio electrónico iba a eliminar.
En la práctica, el lanzamiento suele ser la parte que sale bien. El mantenimiento es lo que nadie había presupuestado.
¿Qué ocurre cuando SAP Business One y la tienda online no coinciden en un precio?
En un modelo de middleware, el cliente ve la información de la tienda online, que es la que se transmitió en la última sincronización correcta. Si SAP ha realizado cambios desde entonces, el cliente compra al precio antiguo; normalmente, el pedido llega a SAP con una discrepancia y alguien tiene que conciliarlo manualmente o asumir la diferencia. En un modelo nativo, la tienda online no tiene ninguna información que pueda ser errónea. Consulta a SAP en el momento de la visualización, por lo que el precio que ve el cliente es el que figura en SAP.
Cuándo el middleware es la opción más adecuada
Lo nativo no siempre es la solución, y cualquier proveedor que te diga lo contrario solo está intentando venderte algo. El middleware resulta útil en algunas situaciones.
Utilizas más de un sistema ERP y necesitas una tienda online única para todos ellos. Ya gestionas una gran tienda online para consumidores en una plataforma de uso general y el B2B es solo un pequeño complemento de la misma. El comercio electrónico es un canal secundario para ti y te basta con una sincronización aproximada. O bien, te encuentras en medio de una importante migración informática y es posible que el propio SAP Business One sufra cambios.
Salvo en esos casos, si SAP Business One gestiona el negocio, la tienda online debería funcionar con SAP Business One.
Ya contamos con una tienda online de uso general para nuestra división minorista. ¿Tenemos que sustituirla?
No necesariamente. Algunos distribuidores mantienen un punto de venta al por menor para los compradores que acuden en persona e incorporan una plataforma nativa de SAP Business One para las cuentas B2B, donde los precios, las condiciones y la aprobación de los pedidos son realmente importantes. El ámbito B2B es donde el middleware resulta más perjudicial, ya que es allí donde se almacenan los datos específicos de cada cliente. Es mejor evaluar los dos canales por separado en lugar de obligar a una sola plataforma a dar un servicio deficiente a ambos.
Qué debe ofrecer una integración nativa de SAP Business One con el comercio electrónico
«Nativo» es una afirmación, así que compruébala contrastándola con los resultados.
Cada cuenta gestiona su propio negocio. Los precios, el catálogo, las condiciones de pago y los límites de crédito se mantienen exactamente tal y como figuran en SAP Business One, sin ninguna capa de mapeo que pueda provocar desviaciones.
Los pedidos llegan como pedidos de venta. Con el cliente adecuado, los precios adecuados y cualquier flujo de trabajo de aprobación aplicado dentro de SAP, sin tener que esperar en una cola a que se realice la sincronización.
Los clientes se atienden por sí mismos. Facturas, extractos, historial de pedidos, repetición de pedidos a partir del historial y estado de los pedidos: todo ello gestionado desde SAP sin necesidad de llamar al servicio de atención al cliente.
El catálogo es el maestro de artículos. Los artículos nuevos, los artículos descatalogados y los cambios en la unidad de medida aparecen porque se han modificado en SAP, no porque alguien haya vuelto a exportar una hoja de cálculo.
Un único proveedor se encarga del servicio de asistencia. Cuando surge algún problema, hay un equipo responsable, y ese equipo conoce SAP Business One.
Por ejemplo, el departamento de recambios de un distribuidor de maquinaria cuenta con cuentas de flotas con precios contractuales, técnicos que realizan pedidos desde el terreno y un responsable de servicio que aprueba cualquier pedido que supere un umbral determinado. En un modelo nativo, todo ese flujo se basa en los datos y las reglas de SAP, presentados en línea. Pide a todos los proveedores que lo demuestren con tus listas de precios, no con las suyas.
¿La integración nativa ralentiza SAP Business One?
No debería ser así, si la plataforma está bien diseñada. Una plataforma nativa bien diseñada separa el tráfico operativo de las consultas pesadas de la tienda online y de análisis, normalmente aislando la carga de trabajo de análisis en su propia base de datos, de modo que ni una tienda online con mucho tráfico ni un informe extenso ralentizan nunca la introducción de pedidos. Pregunta al proveedor cómo protege la base de datos operativa bajo carga. «No pasa nada» no es una arquitectura. Una base de datos de análisis independiente sí lo es.
Cómo gestiona FocusPoint Ecommerce la integración con SAP Business One
FocusPoint Ecommerce está diseñado exclusivamente para SAP Business One. No hay ningún tipo de middleware. SAP es la única fuente de información fiable, y los precios, catálogos y procesos específicos de cada cliente se obtienen directamente de allí; por eso, cada cuenta ve su propio negocio en cuanto inicia sesión. Los pedidos se crean en SAP como pedidos de venta, a los que se aplican flujos de trabajo y aprobaciones.
Ser nativo no significa ser cerrado. Una arquitectura basada en complementos integra CRM, EDI, punchout, seguimiento de llamadas y la variabilidad de los canales sin alterar el núcleo, de modo que los elementos que varían de una empresa a otra se sitúan fuera de la integración, en lugar de dentro de ella. Las bases de datos operativas y analíticas se mantienen separadas, por lo que las consultas pesadas nunca ralentizan la tienda online. La búsqueda basada en IA, la personalización y los pedidos predictivos se ejecutan a partir del propio historial de compras del cliente en SAP.
La implementación se mide en semanas, no en meses, ya que los datos que necesita la plataforma ya están disponibles en SAP Business One. La contrapartida es la que ya se ha mencionado: si no utilizas SAP Business One, FocusPoint Ecommerce no es para ti.
¿Cuánto cuesta una plataforma de comercio electrónico nativa de SAP Business One?
FocusPoint Ecommerce no aplica cuota de implementación ni comisiones por transacción. El precio consiste en una suscripción mensual basada en los módulos utilizados, lo que lo convierte en la opción más económica para el comercio electrónico en SAP Business One, al tiempo que ofrece la mejor integración con un único punto de contacto para la asistencia técnica. No hay que pagar ninguna licencia de conector ni a ningún otro proveedor.
Preguntas que debes hacer a cada proveedor antes de preseleccionarlos
- ¿Tu plataforma mantiene su propia copia de los clientes, los artículos y los precios, o los lee desde SAP Business One?
- Si se modifica una lista de precios en SAP, ¿cuándo la ve el cliente?
- Muéstrame cómo un pedido se convierte en un pedido de cliente en SAP con un paso de aprobación, utilizando mis datos.
- ¿Puede un cliente consultar su propia factura y extracto desde la tienda?
- Cuando se actualiza SAP Business One, ¿quién vuelve a comprobar la integración y quién corre con los gastos?
- Si un pedido no llega a SAP, ¿a quién debo llamar?
Cualquier proveedor cuyas respuestas incluyan un calendario de sincronización, una segunda base de datos o un segundo número de teléfono está ofreciendo middleware. No hay ningún problema si lo has elegido tú. El problema surge si no lo sabías.
Si utilizas SAP Business One para gestionar tu empresa y estás decidiendo cómo integrar el comercio electrónico en el sistema, el equipo de profesionales de SAP Business One de FocusPoint analizará tus listas de precios, tu flujo de pedidos y las necesidades de autoservicio de tus clientes, y te mostrará cómo sería una integración nativa para tu empresa.Concierta una cita.
