El acceso a los datos de clientes de SAP Business One permite a los compradores B2B consultar sus saldos, crédito, precios e historial de pedidos sin necesidad de contactar con el proveedor. Esto cobra especial importancia durante los periodos de mayor demanda, cuando una pregunta sin respuesta sobre una factura o una línea de crédito puede retrasar un pedido y su pago. FocusPoint Ecommerce, diseñado exclusivamente para SAP Business One, pone esta información de cuenta a disposición de los compradores en un portal de comercio electrónico de autoservicio, donde pueden realizar nuevos pedidos cuando lo deseen.
Es lunes temprano, en la primera semana de primavera, y un comprador de una empresa de riego necesita una respuesta antes de realizar un pedido grande: cuánto margen de crédito queda en la cuenta. El equipo de cuentas por cobrar del proveedor aún no ha llegado. El comprador puede esperar o llamar al distribuidor más cercano. Ninguna de las dos opciones tiene que ver con el sistema ERP que utilice el proveedor.
Sus compradores nunca ven el ERP.
El comprador, al otro lado del pedido, no tiene opinión sobre SAP Business One. No inicia sesión y no reconocería sus pantallas. Lo que sí percibe es todo lo que lo rodea: la rapidez con la que recibe una respuesta, si el precio que ve coincide con el acordado y si reponer el surtido de la temporada anterior requiere unos pocos clics o una serie de llamadas telefónicas.
Esto no es una crítica a SAP Business One. Se supone que el ERP funciona en segundo plano. SAP Business One almacena la información de cada cuenta: facturas, pagos, precios específicos para cada cliente y el historial completo de pedidos. La pregunta es hasta qué punto el comprador puede acceder a esa información sin tener que solicitarla.
Para un distribuidor o fabricante , la brecha entre el registro y el comprador se traduce en trabajo. Los representantes de ventas internas pueden pasar las mañanas respondiendo correos electrónicos preguntando "¿cuánto debo?". Las retenciones de crédito pueden quedar en la bandeja de entrada hasta que alguien las revise. Un comprador que no obtiene una respuesta rápida puede realizar un pedido menor o comprarlo en otro lugar.
Cómo percibe un comprador el acceso a los datos de los clientes de SAP Business One
Desde la perspectiva del comprador, el acceso a los datos del cliente se reduce a cuatro preguntas. Cada una de ellas ya tiene su respuesta en SAP Business One. El autoservicio traslada esa respuesta al usuario.
| Lo que pide el comprador | Sin autoservicio | En un portal de comercio electrónico de autoservicio |
|---|---|---|
| ¿Cuál es mi saldo pendiente? | Envíe un correo electrónico o llame al departamento de cuentas por cobrar y espere. | Ve las facturas pendientes en la página de la cuenta. |
| ¿Cuánto crédito queda? | Pregúntale a un representante, quien consultará con el departamento de finanzas. | Comprueba la página de tu cuenta antes de realizar el pedido. |
| ¿Cuál es el precio de este artículo? | Solicita un presupuesto o busca una lista de precios antigua. | Ve el precio de la cuenta en el catálogo. |
| ¿Qué pedimos la temporada pasada? | Busque correos electrónicos antiguos o pregunte a un representante. | Repetir pedidos desde el historial de pedidos |
Un buen portal no altera las cifras. Muestra al comprador el mismo saldo, posición crediticia y precios de cuenta que el equipo del proveedor ve en SAP Business One, todo desde una única fuente. Cuando el portal y el representante dan respuestas diferentes, la confianza se pierde rápidamente.
¿Mis compradores realmente quieren iniciar sesión en un portal?
Los compradores acceden a un portal cuando este responde a sus preguntas más rápido que una llamada telefónica. Un comprador que necesita confirmar un saldo, consultar el precio de su cuenta o repetir un pedido de temporada quiere la respuesta de inmediato, no después de una llamada. Un portal de comercio electrónico de autoservicio conectado a SAP Business One ofrece esa respuesta a cualquier hora, y el teléfono y el correo electrónico permanecen disponibles para las preguntas que realmente requieren la atención de una persona.
Los picos estacionales convierten el autoservicio en un problema de flujo de caja.
Un distribuidor de sistemas de climatización que se acerca al verano, una empresa de alquiler de equipos que se prepara para la temporada de construcción y un mayorista de material eléctrico que se anticipa a los meses de mayor actividad de sus contratistas suelen observar el mismo patrón: más compradores, pedidos más grandes y el mismo número de personas en cuentas por cobrar y ventas internas.
Ahí es donde el acceso deja de ser una comodidad. Cada pregunta que debe ser procesada por una persona se suma a una cola, y las colas ralentizan los pedidos. Un comprador que espera la confirmación de un pago no puede emitir la siguiente orden de compra. Un representante que responde preguntas sobre saldos no está vendiendo. Y una retención de crédito sin resolver durante la temporada alta significa un pedido que no se envía y una factura que no se emite.
El flujo de caja se ve afectado por el mismo cuello de botella. Un pedido que no se puede realizar no se puede facturar, y una factura que el comprador nunca ve es fácil de postergar.
¿Realmente el autoservicio nos ayuda a cobrar más rápido?
El autoservicio puede acortar el tiempo de pago, ya que los compradores ven las facturas pendientes sin tener que esperar un estado de cuenta ni una llamada del departamento de cobranzas. Cuando los clientes de un distribuidor pueden consultar sus saldos en un portal de comercio electrónico de SAP Business One, las preguntas sobre los importes adeudados se responden en el momento en que el comprador está listo para actuar. Los resultados dependen de las condiciones de cada proveedor y de la cartera de clientes, por lo que conviene medir el impacto del cambio tras su implementación, en lugar de darlo por sentado.
Por qué un portal de clientes de SAP Business One pertenece al comercio electrónico.
Algunos proveedores tratan el acceso a la cuenta y los pedidos en línea como dos proyectos separados: un portal para extractos de cuenta y una tienda para pedidos. Los compradores no lo ven así. Consultar el saldo, confirmar el precio y realizar el pedido son una sola tarea para ellos.
FocusPoint Ecommerce se basa en esta realidad. FocusPoint transforma SAP Business One en un motor de comercio electrónico inteligente que impulsa el crecimiento de los ingresos, automatiza flujos de trabajo complejos y ofrece experiencias de compra personalizadas basadas en los datos del propio proveedor. Para el comprador, esto significa un único inicio de sesión donde los catálogos, precios, historial de pedidos y detalles de la cuenta, específicos para cada cliente, se encuentran junto al carrito de compra. Para el proveedor, significa que SAP Business One sigue siendo la única fuente de información fiable, sin necesidad de software intermedio entre el ERP y la experiencia del comprador.
En la práctica, un gerente de servicio de una empresa de alquiler de equipos que repone filtros y piezas de desgaste antes de la temporada alta puede consultar el pedido de la primavera pasada, confirmar el precio de cada línea, verificar qué artículos aún están pendientes en la cuenta y enviarlo sin necesidad de llamar a nadie.
¿Necesitamos middleware para conectar un portal a SAP Business One?
FocusPoint Ecommerce no utiliza middleware. Está diseñado exclusivamente para SAP Business One y funciona directamente con los datos de SAP Business One, por lo que los saldos de las cuentas, los precios y el historial de pedidos provienen del mismo sistema que ya utiliza el equipo del proveedor. Al eliminar la capa de middleware, se reducen las transferencias de información y se obtiene un único punto de soporte.
Primeros pasos para acceder a los datos de los clientes en SAP Business One.
El mejor punto de partida son las preguntas que tu equipo ya responde manualmente. Antes de la próxima campaña de temporada, recopila las llamadas y correos electrónicos recibidos durante una semana y clasifícalos:
- Preguntas sobre saldos y facturas
- Preguntas sobre crédito antes de realizar un pedido
- Verificación de precios de artículos que el comprador ya compra.
- Repetición de pedidos de la mezcla de la temporada anterior
Aquello que aparece con mayor frecuencia es donde el autoservicio resulta más rentable en primer lugar.
Sus clientes no le preguntarán qué sistema ERP utiliza. Lo que sí notarán es si tuvieron que esperar. Si está planificando su próxima temporada alta, el equipo de profesionales de SAP Business One de FocusPoint puede guiarle en el proceso de acceso a los datos de sus clientes en su propio sistema SAP Business One.
