שאלו מנהלת כספים מה מדאיג אותה בתחום המסחר האלקטרוני, ותשמעו לעתים נדירות משהו על עיצוב או חוויית משתמש. תשמעו שאלה לגבי השבוע השלישי של החודש, כאשר לקוח שטרם שילם חשבונית בסכום נכבד כבר ארבעים ימים מנסה לבצע הזמנה נוספת.
מבחינה פנימית, ההזמנה הזו נעצרת. מישהו מבחין בה, מישהו מתקשר, והחשבון או שמאושר או שנשאר בהמתנה. השאלה היא האם הזמנה מקוונת זוכה לאותו היחס, או שהיא חומקת מתחת לרדאר של כולם בשעה 11 בלילה.
כיצד פועל "עיכוב אישור אשראי" בתהליך התשלום באתר המסחר האלקטרוני של SAP Business One
השהיית אשראי בתהליך התשלום המקוון צריכה לפעול לפי אותו הכלל שצוות החשבונאות שלכם מיישם על כל הזמנה אחרת. כאשר לקוח חורג מהמגבלה שנקבעה ברשומת השותף העסקי שלו ב-SAP Business One, או שיש לו חשבוניות בפיגור מעבר לסף שנקבע, ההזמנה נרשמת ומושהית, במקום להיחסם או להיות מאושרת בשתיקה. הלקוח רואה הודעה ברורה ודרך לפתור את הבעיה. ההשהיה נכנסת לאותו תור בדיקה שבו הצוות שלכם כבר עובד.
התנהגות זו חשובה יותר מכפי שנדמה. חסימת ההזמנה באופן מפורש מובילה לאובדן המכירה ולשיחת טלפון זועמת. אישור ההזמנה בשתיקה יוצר חשיפה שאף אחד לא הסכים לה. עיכוב ההזמנה מאפשר לשמור הן על ההזמנה והן על השליטה.
האם ניתן למנוע לחלוטין מלקוחות מסוימים לבצע הזמנות באינטרנט?
כן. הגישה לפורטל מוענקת לפי לקוח, ולכן ניתן להשאיר מחוץ למערכת חשבונות שאתם מעדיפים לטפל בהם בטלפון, או להעניק להם גישה לצפייה בלבד ללא אפשרות לביצוע תשלום. זה שימושי עבור חשבונות הנמצאים בתוכנית תשלומים או בהליכי גבייה. הגישה היא הגדרה שנמצאת בשליטת הצוות שלכם, וניתן לשנות אותה ללא צורך בפתיחת כרטיס תמיכה או בפריסה מחדש.
סגירת חודש, חשבון בפיגור והזמנה מקוונת
הנה התרחיש שעליו מנהלי הבקרה באמת רוצים לקבל תשובה. היום ה-24 לחודש. ללקוח ותיק יש חשבונית שטרם שולמה לאחר תום מועד התשלום, והחשבון קרוב למגבלתו. מנהל התחזוקה שלו, שאין לו מושג על כל העניין, מבצע הזמנת חלפים דרך הפורטל בשעה 19:00 בערב.
במסגרת תהליך שהוגדר כהלכה, ההזמנה נכנסת ל-SAP Business One ומועברת מיד למצב 'בהמתנה'. מנהל התחזוקה רואה הודעה המודיעה לו שההזמנה התקבלה והיא ממתינה לבדיקת חשבון, עם פרטי איש הקשר. אין בכך שום דבר מביך, ושום דבר שאינו מעיד על כך שחברתו מהווה סיכון אשראי מול הצוות שלו.
פקידת חשבונות הלקוחות שלך רואה את ההזמנה למחרת בבוקר באותה תור שבו נמצאות כל ההזמנות המוחזקות. היא מתקשרת למחלקת הרכש, הלקוח מאשר שהצ'ק נשלח ב-22 לחודש, והיא משחררת את ההזמנה. משך הזמן שחלף דומה לזמן שהיה נדרש עבור הזמנה טלפונית, והלקוח לא נתקל בשום קושי.
מה קורה להזמנה שהושעתה אם הלקוח לא משלם את היתרה?
היא מתנהגת כמו כל הזמנה מושהית אחרת ב-SAP Business One. הצוות שלכם יכול לשחרר, לערוך או לבטל אותה במסגרת אותן סמכויות שיש לו כיום. הפלטפורמה אינה יוצרת מסלול ביטול נפרד ואינה מותירה אחריה הזמנות אינטרנט "יתומות" שיש לנקות בהמשך. דיווחי הוותק והחשיפה מתייחסים אליה בדיוק כפי שהם מתייחסים להזמנה טלפונית מושהית.
תנאי התשלום ב-SAP Business One חלים באותו אופן גם באינטרנט
מגבלות האשראי הן החלק הברור מאליו. התנאים הם החלק שנוטים להתעלם ממנו.
תנאי תשלום נטו 30, נטו 60, דרישות תשלום מראש, כללי הפקדת ערבות בהזמנות גדולות וחריגים ברמת הלקוח – כולם צריכים להישמר. אם לקוח מוגדר כמי שמשלם מראש ב-SAP Business One, החנות המקוונת צריכה לדרוש תשלום בעת ביצוע הרכישה עבור אותו לקוח ורק עבורו. אם לקוח אחר קונה בתנאים סטנדרטיים, מערכת התשלום לא צריכה לבקש פרטי כרטיס אשראי. כאשר כללים אלה מרוכזים במקום אחד, הערוץ המקוון יורש אותם ללא צורך בהגדרה נפרדת.
זה גם אומר שמדיניות האשראי שלכם נשארת החלטה פיננסית. אף אחד במחלקת השיווק או ה-IT לא יכול להקל את סף ההחזקה רק בגלל שזה פגע בשיעור ההמרה בחנות המקוונת. התהליך העסקי שלכם. עכשיו גם באינטרנט.
האם אנחנו חייבים לקבל כרטיסי אשראי כדי למכור באינטרנט?
לא. מפיצים רבים בתחום ה-B2B מפעילים את מערכת ההזמנות בפורטל אך ורק על בסיס תנאי תשלום, ללא עיבוד כרטיסי אשראי כלל. כדאי לשקול שימוש בכרטיסי אשראי עבור לקוחות המשלמים מראש וכדי לשחרר במהירות סכום שהוקפא, אך הערוץ פועל אך ורק על בסיס תנאי תשלום. אם אתם מקבלים כרטיסי אשראי, התשלומים צריכים להירשם כנגד החשבונית ב-SAP Business One, ולא להישאר בספר חשבונות נפרד של שער התשלומים, אותו הצוות שלכם מתאים באופן ידני.
מה צוות ה-AR שלכם עושה אחרת לאחר ההשקה
מעט מאוד, וזה בדיוק הכוונה. הזמנות שהוחזקו מגיעות לאותו המקום. שחרורים פועלים באותו אופן. דוחות ההתיישנות נותרים ללא שינוי, מכיוון שהזמנות מקוונות הן הזמנות מכירה רגילות ב-SAP Business One.
יש שני דברים שכן משתנים, ושניהם מועילים.
אפשרויות התשלום המקוונות מאפשרות ללקוחות להסדיר את ההזמנה בעצמם. לקוח שרוצה לקבל את החלקים עוד היום יכול לשלם את יתרת הסכום או לשלם מראש על ההזמנה, במקום להמתין לשיחת טלפון חוזרת. הדבר מקצר את מחזור הגבייה דווקא בחשבונות שמדאיגים אתכם ביותר.
גם תיעוד ההזמנות משתפר. בהזמנות דרך הפורטל מופיע מספר הזמנת הרכש של הלקוח עצמו ופרטי השורות שהוזנו על ידי מי שביקש את החלקים, דבר שמפחית את המחלוקות בנוגע לחשבוניות שמתחילות ב"זה לא מה שהזמנו". פחות מחלוקות פירושו פחות חשבוניות שנערמות בערימת החריגים של הלקוח בסוף החודש.
האם ההזמנות המקוונות יסבכו את סגירת החודש שלנו?
אין צורך בכך. הזמנות פורטל הן הזמנות מכירה רגילות ב-SAP Business One, עם אותו תהליך תיעוד מההזמנה, דרך האספקה ועד החשבונית. הכרה בהכנסות, מעקב אחר גיל החובות ורשימת הבדיקה לסגירת החודש נשארים כפי שהם. אם פלטפורמה כלשהי דורשת שלב של התאמה או ייבוא בעת סגירת החודש, זהו סימן שהיא מנהלת מערכת רישומים משלה במקביל לזו שלכם.
כיצד FocusPoint מיישמת את כללי האשראי שלכם מ-SAP Business One
FocusPoint פותחה במיוחד עבור לקוחות SAP Business One בתחומי ההפצה, הייצור ועסקאות B2B מורכבות, והתנהלות האשראי היא אחד התחומים הברורים ביותר שבהם ההתמקדות הזו משתלמת. מגבלות, תנאים, סימוני תשלום מראש והיסטוריית תשלומים נקראים מתוך רשומת השותף העסקי, שם מחלקת הכספים כבר מנהלת אותם. אין צורך להגדיר כלל במקום אחר, ואין לוח זמנים שעלול לגרום לכך שהחנות תפעל על סמך תמונת מצב של החשבון מיום אתמול.
לא בנינו מערכת נוספת. העברנו את התהליך שלכם לאינטרנט.
מבחינת מנהל הבקרה, התוצאה המעשית היא שהערוץ המקוון מוסיף הכנסות מבלי להוסיף קטגוריה חדשה של חשיפה שיש לפקח עליה. הלקוחות שקונים בתנאי תשלום הם אותם לקוחות שכבר אושרו על-ידיכם לתנאי תשלום. הספים הם אותם ספים שכבר קבעתם. וכאשר סמנכ"ל הכספים שואל מה השפעת ערוץ המסחר האלקטרוני על החובות, התשובה נלקחת מאותם דוחות שהצוות הפיננסי כבר מפיק.
שאלות בנושא בקרת אשראי שיש לשאול כל ספק בתחום המסחר האלקטרוני
תביא את הדברים האלה להדגמה ותבקש לראות כל אחד מהם בפעולה:
- הגדירו ללקוח ניסיוני סכום העולה על מסגרת האשראי שלו ובצעו את תהליך התשלום. מה רואה הקונה, ולאן מגיעה ההזמנה?
- היכן נקבעת רף ההחזקה, והאם הצוות שלי יכול לשנות אותו ללא פנייה לתמיכה?
- אם לקוח מסומן כ"תשלום מראש" ב-SAP Business One, האם תהליך התשלום אוכף זאת באופן אוטומטי?
- האם לקוח יכול לשלם חשבונית פתוחה או לשלם מראש עבור הזמנה שהוקפאה דרך הפורטל, והיכן נרשמת התשלום?
- האם הזמנות מקוונות מופיעות בדיווחי הגיל וההכנסות הסטנדרטיים שלנו ללא שלב התאמה?
אם ספק עונה על השאלה הראשונה ב"אנחנו יכולים להגדיר כלל לכך", שאלו היכן נמצא הכלל ומי אחראי על תחזוקתו. קיומן של שתי מערכות כללים לאשראי מהווה בעיה שהולכת ומחמירה בשקט, ובסופו של דבר מתבטאת במחיקת חוב.
במסגרת מבנה זה, המסחר האלקטרוני הופך למשהו שהמחלקת הכספים יכולה לתמוך בו, ולא רק לסבול אותו. ההזמנות מגיעות עם תיעוד מסודר יותר, לחובות יש מסלול נוסף לפתרון, והצמיחה בערוץ זה אינה כרוכה בעלייה מקבילה בחשיפה.
אם בקרת האשראי היא הגורם המעכב קבלת החלטה בתחום המסחר האלקטרוני, התחל משם ולא מהחנות המקוונת. תאר לנו מה קורה כיום כאשר לקוח מגיע לגבול האשראי שלו, ואנו נראה לך כיצד אותה מדיניות פועלת בתהליך התשלום.
