Demandez à une responsable financière ce qui l'inquiète concernant le commerce en ligne, et vous l'entendrez rarement évoquer le design ou l'expérience utilisateur. Elle vous parlera plutôt de la troisième semaine du mois, lorsque un client qui a déjà quarante jours de retard sur une facture importante tente de passer une nouvelle commande.
En interne, cette commande est bloquée. Quelqu’un la repère, quelqu’un passe un coup de fil, et soit le compte est validé, soit la commande est mise en attente. La question est de savoir si une commande en ligne bénéficie du même traitement ou si elle passe inaperçue à 23 heures.
Fonctionnement d'une retenue de crédit lors du paiement dans SAP Business One E-commerce
Une mise en attente pour raison de crédit lors du paiement en ligne doit suivre la même règle que celle appliquée par votre équipe comptable pour toute autre commande. Lorsqu’un client dépasse la limite définie dans sa fiche de partenaire SAP Business One ou que ses factures en souffrance dépassent le seuil que vous avez fixé, la commande est enregistrée et mise en attente, plutôt que d’être bloquée ou approuvée sans avis. Le client voit s’afficher un message clair et les étapes à suivre pour résoudre le problème. La commande mise en attente est placée dans la même file d’attente de vérification que celle sur laquelle votre équipe travaille déjà.
Ce comportement a plus d'importance qu'il n'y paraît. Bloquer purement et simplement la commande fait perdre la vente et entraîne un appel téléphonique furieux. L'approuver en silence engendre un risque que personne n'a accepté. La mettre en attente permet de préserver à la fois la commande et le contrôle.
Est-il possible d'empêcher complètement certains clients de passer commande en ligne ?
Oui. L'accès au portail est accordé par client ; ainsi, les comptes que vous préférez gérer par téléphone peuvent être exclus, ou se voir attribuer un accès en lecture seule sans possibilité de passer commande. Cela s'avère utile pour les comptes faisant l'objet d'un plan de paiement ou en recouvrement. L'accès est un paramètre géré par votre équipe et peut être modifié sans avoir à créer de ticket d'assistance ni à procéder à un nouveau déploiement.
Clôture mensuelle, compte en souffrance et commande en ligne
Voici le scénario auquel les responsables souhaitent réellement obtenir une réponse. Nous sommes le 24. Un client de longue date a une facture impayée depuis plus longtemps que le délai de paiement, et son compte est proche de sa limite. Son responsable de la maintenance, qui n’est pas au courant de tout cela, passe une commande de pièces via le portail à 19 h.
Dans le cadre d'un processus correctement configuré, la commande est enregistrée dans SAP Business One et immédiatement mise en attente. Le responsable de la maintenance voit s'afficher un message l'informant que la commande a été reçue et qu'elle est en attente d'une vérification de la solvabilité, avec mention d'un interlocuteur. Rien d'embarrassant, rien qui laisse entendre, aux yeux de sa propre équipe, que son entreprise présente un risque de crédit.
Le lendemain matin, votre responsable de la facturation le repère dans la même file d'attente que toutes les commandes en attente. Elle contacte le service des achats, le client confirme qu'un chèque a été émis le 22, et elle valide la commande. Le délai écoulé correspond à peu près à celui d'une commande passée par téléphone, et le client n'a rencontré aucun obstacle.
Que devient une commande en attente si le client ne règle jamais le solde restant dû ?
Elle se comporte comme n'importe quelle autre commande en attente dans SAP Business One. Votre équipe peut la valider, la modifier ou l'annuler dans le cadre des mêmes autorisations dont elle dispose actuellement. La plateforme ne crée pas de processus d'annulation distinct et ne génère pas de commandes en ligne orphelines qu'il faudrait ensuite supprimer. Les rapports d'ancienneté et d'exposition la traitent exactement de la même manière qu'une commande téléphonique en attente.
Les conditions de paiement dans SAP Business One s'appliquent de la même manière en ligne
Les limites de crédit, c'est la partie évidente. Ce sont les conditions qui passent souvent inaperçues.
Les conditions de paiement « net 30 », « net 60 », les exigences de prépaiement, les règles relatives aux acomptes pour les commandes importantes et les exceptions au niveau des clients doivent toutes être reprises. Si un client est configuré pour le prépaiement dans SAP Business One, la boutique en ligne doit exiger le paiement lors du passage en caisse pour ce client et uniquement pour lui. Si un autre client achète selon les conditions standard, le passage en caisse ne doit pas lui demander de fournir ses coordonnées bancaires. Lorsque ces règles sont centralisées, le canal en ligne les hérite sans qu'une configuration distincte soit nécessaire.
Cela signifie également que votre politique de crédit reste une décision financière. Aucun collaborateur du service marketing ou informatique ne peut assouplir un seuil de blocage sous prétexte que cela nuit au taux de conversion sur la boutique en ligne. Votre processus métier. Désormais en ligne.
Faut-il accepter les cartes bancaires pour vendre en ligne ?
Non. De nombreux distributeurs B2B gèrent les commandes via leur portail exclusivement sur la base de conditions de paiement, sans aucun traitement des paiements par carte. Les cartes peuvent être une option à envisager pour les clients payant d’avance et pour lever rapidement une retenue, mais le canal fonctionne uniquement sur la base de ces conditions. Si vous les acceptez, les paiements doivent être comptabilisés directement sur la facture SAP Business One plutôt que de rester dans un grand livre de passerelle distinct que votre équipe doit rapprocher manuellement.
Ce que votre équipe AR fait différemment après le lancement
Très peu, ce qui est le but recherché. Les commandes en attente sont enregistrées au même endroit. Les livraisons fonctionnent de la même manière. Les rapports d'ancienneté restent inchangés, car les commandes en ligne sont des commandes client SAP Business One classiques.
Deux choses changent, et toutes deux sont bénéfiques.
Les options de paiement en ligne permettent aux clients de régler eux-mêmes une commande en attente. Un client qui souhaite recevoir ses pièces dès aujourd’hui peut régler le solde ou payer sa commande à l’avance, plutôt que d’attendre qu’on le rappelle. Cela permet de raccourcir le cycle de recouvrement précisément pour les comptes qui vous préoccupent le plus.
La documentation relative aux commandes s'améliore également. Les commandes passées via le portail comportent le numéro de bon de commande propre au client ainsi que le détail des lignes saisi par la personne qui a demandé les pièces, ce qui réduit les litiges liés à la facturation qui commencent souvent par « ce n'est pas ce que nous avons commandé ». Moins de litiges signifie moins de factures qui finissent dans la pile des exceptions du client à la fin du mois.
Les commandes en ligne vont-elles compliquer notre clôture de fin de mois ?
Ce ne devrait pas être le cas. Dans SAP Business One, les commandes passées via une plateforme sont des commandes client classiques, avec le même flux documentaire, de la commande à la livraison puis à la facturation. La comptabilisation du chiffre d’affaires, l’analyse d’ancienneté des créances et votre liste de contrôle de clôture restent inchangées. Si une plateforme nécessite une étape de rapprochement ou d’importation lors de la clôture, cela signifie qu’elle conserve son propre ensemble d’enregistrements parallèlement aux vôtres.
Comment FocusPoint applique vos règles de crédit issues de SAP Business One
FocusPoint est spécialement conçu pour les clients SAP Business One actifs dans les secteurs de la distribution, de l'industrie et du B2B complexe, et la gestion du crédit est l'un des domaines où cette approche ciblée porte clairement ses fruits. Les limites, les conditions, les indicateurs de paiement anticipé et l'historique des paiements sont extraits de la fiche du partenaire commercial, où le service financier les gère déjà. Il n'y a pas d'autre endroit où configurer une règle, ni de calendrier susceptible de faire en sorte que la vitrine en ligne fonctionne sur la base d'une image obsolète du compte.
Nous n'avons pas développé un nouveau système. Nous avons mis votre processus en ligne.
Pour un contrôleur de gestion, cela signifie concrètement que le canal en ligne génère des revenus supplémentaires sans ajouter de nouvelle catégorie de risques à surveiller. Les clients qui achètent à crédit sont ceux dont vous avez déjà approuvé les conditions de crédit. Les seuils sont ceux que vous avez déjà fixés. Et lorsque le directeur financier demande quel a été l’impact du canal de commerce électronique sur les créances, la réponse se trouve dans les mêmes rapports que ceux déjà générés par l’équipe financière.
Questions à poser à tout fournisseur de solutions de commerce électronique concernant la gestion des créances
Apportez-les à la démonstration et demandez à voir chacune d'entre elles en direct :
- Faites dépasser la limite de crédit à un client test, puis passez à la caisse. Que voit l'acheteur, et où aboutit la commande ?
- Où est défini le seuil de mise en attente, et mon équipe peut-elle le modifier sans avoir à ouvrir un ticket d'assistance ?
- Si un client est marqué comme « prépaiement » dans SAP Business One, le processus de paiement applique-t-il automatiquement cette règle ?
- Un client peut-il régler une facture en souffrance ou payer à l'avance une commande en attente depuis le portail, et où ce paiement est-il comptabilisé ?
- Les commandes en ligne apparaissent-elles dans nos rapports standard sur l'ancienneté des créances et le chiffre d'affaires sans qu'il soit nécessaire de procéder à un rapprochement ?
Si un fournisseur répond à la première question par « nous pouvons configurer une règle pour cela », demandez-lui où se trouve cette règle et qui en assure la maintenance. L'existence de deux ensembles de règles de crédit constitue un problème qui s'aggrave insidieusement et se traduit par des créances irrécouvrables.
Organisé de cette manière, le commerce en ligne devient un domaine que le service financier peut soutenir plutôt que simplement tolérer. Les commandes sont accompagnées d’une documentation plus complète, les créances bénéficient d’une nouvelle voie de règlement, et la croissance de ce canal ne s’accompagne pas d’une augmentation proportionnelle des risques.
Si la gestion du crédit est le maillon faible qui freine une décision en matière de commerce électronique, commencez par là plutôt que par la vitrine en ligne. Expliquez-nous comment les choses se passent actuellement lorsqu’un client atteint sa limite, et nous vous montrerons comment cette même politique s’applique lors du paiement.
