Wenn man eine Buchhalterin fragt, was ihr beim E-Commerce Sorgen bereitet, wird sie selten etwas über Design oder Benutzererfahrung sagen. Vielmehr wird sie eine Frage zur dritten Woche des Monats stellen, wenn ein Kunde, der mit einer beträchtlichen Rechnung bereits vierzig Tage im Rückstand ist, versucht, eine weitere Bestellung aufzugeben.
Intern wird dieser Auftrag gestoppt. Jemand sieht ihn, jemand tätigt einen Anruf, und entweder wird das Konto belastet oder der Auftrag wird zurückgestellt. Die Frage ist, ob ein Online-Auftrag genauso behandelt wird oder ob er um elf Uhr abends unbemerkt an allen vorbeirutscht.
So funktioniert eine Gutschriftsperre beim Bezahlvorgang im E-Commerce von SAP Business One
Bei einer Kredit-Sperre am Online-Kassenbereich sollte dieselbe Regel gelten, die Ihre Buchhaltung auch bei allen anderen Bestellungen anwendet. Wenn ein Kunde das in seinem SAP Business One-Geschäftspartnerdatensatz festgelegte Limit überschreitet oder überfällige Rechnungen über Ihren Schwellenwert hinaus hat, wird die Bestellung zwar aufgegeben, aber zurückgestellt – anstatt blockiert oder stillschweigend genehmigt zu werden. Der Kunde sieht eine klare Meldung und eine Möglichkeit, das Problem zu beheben. Die zurückgestellte Bestellung landet in derselben Prüfwarteschlange, mit der Ihr Team bereits arbeitet.
Dieses Verhalten ist wichtiger, als es zunächst klingt. Wird die Bestellung direkt abgelehnt, geht der Verkauf verloren und es kommt zu einem verärgerten Anruf. Wird sie stillschweigend genehmigt, entsteht ein Risiko, dem niemand zugestimmt hat. Wird sie zurückgestellt, bleiben sowohl die Bestellung als auch die Kontrolle erhalten.
Können wir bestimmten Kunden die Online-Bestellung komplett untersagen?
Ja. Der Zugriff auf das Portal wird kundenweise gewährt, sodass Konten, die Sie lieber telefonisch bearbeiten möchten, ausgeschlossen werden können oder denen ein reiner Lesezugriff ohne Kaufabwicklung gewährt werden kann. Das ist nützlich für Konten, für die ein Zahlungsplan gilt oder die sich im Inkasso befinden. Der Zugriff ist eine Einstellung, die Ihr Team verwaltet, und sie kann ohne Support-Ticket oder Neuinstallation geändert werden.
Monatsabschluss, ein überfälliger Posten und eine Online-Bestellung
Hier ist das Szenario, auf das die Controller tatsächlich eine Antwort suchen. Es ist der 24. Ein langjähriger Kunde hat eine Rechnung, deren Zahlungsfrist bereits abgelaufen ist, und das Konto nähert sich seinem Limit. Der Wartungsleiter des Kunden, der von all dem keine Ahnung hat, gibt um 19:00 Uhr über das Portal eine Ersatzteilbestellung auf.
Bei einem ordnungsgemäß konfigurierten Prozess wird der Auftrag in SAP Business One erfasst und sofort zurückgestellt. Der Instandhaltungsleiter erhält eine Meldung, dass der Auftrag eingegangen ist und noch einer Kontenprüfung unterzogen werden muss, wobei ein Ansprechpartner angegeben ist. Nichts Peinliches, nichts, was vor seinem eigenen Team den Eindruck erwecken könnte, sein Unternehmen stelle ein Kreditrisiko dar.
Ihre Mitarbeiterin in der Debitorenbuchhaltung sieht den Auftrag am nächsten Morgen in derselben Warteschlange wie alle anderen zurückgestellten Aufträge. Sie ruft die Einkaufsabteilung an, der Kunde bestätigt, dass am 22. ein Scheck ausgestellt wurde, und sie gibt den Auftrag frei. Die dafür benötigte Zeit entspricht in etwa der für eine telefonische Bestellung, und der Kunde stieß zu keinem Zeitpunkt auf Schwierigkeiten.
Was passiert mit einer zurückgestellten Bestellung, wenn der Kunde den ausstehenden Betrag nicht begleicht?
Sie verhält sich wie jeder andere zurückgestellte Auftrag in SAP Business One. Ihr Team kann sie im Rahmen der gleichen Berechtigungen, über die es bereits heute verfügt, freigeben, bearbeiten oder stornieren. Die Plattform legt keinen separaten Stornierungspfad an und hinterlässt auch keine verwaisten Webaufträge, die später bereinigt werden müssen. In der Fälligkeits- und Risikoberichterstattung wird sie genau wie ein zurückgestellter Telefonauftrag behandelt.
Die Zahlungsbedingungen in SAP Business One gelten auch online in gleicher Weise
Kreditlimits sind der offensichtliche Aspekt. Die Konditionen sind der Teil, der oft übersehen wird.
Zahlungsfristen von 30 und 60 Tagen, Vorauszahlungsanforderungen, Anzahlungsregeln bei Großaufträgen und Ausnahmen auf Kundenebene müssen alle übernommen werden. Wenn für einen Kunden in SAP Business One eine Vorauszahlung festgelegt ist, sollte der Online-Shop bei diesem Kunden – und nur bei diesem Kunden – an der Kasse eine Zahlung verlangen. Wenn ein anderer Kunde zu den Standardbedingungen einkauft, sollte an der Kasse keine Kreditkarte abgefragt werden. Wenn diese Regeln an einer Stelle hinterlegt sind, übernimmt der Online-Kanal sie automatisch, ohne dass eine separate Konfiguration erforderlich ist.
Das bedeutet auch, dass Ihre Kreditpolitik weiterhin eine finanzielle Entscheidung bleibt. Niemand aus dem Marketing oder der IT-Abteilung darf einen Sperrschwellenwert herabsetzen, nur weil er die Konversionsrate im Online-Shop beeinträchtigt. Ihr Geschäftsprozess. Jetzt auch online.
Müssen wir Kreditkarten akzeptieren, um online zu verkaufen?
Nein. Viele B2B-Händler wickeln Bestellungen über ihr Portal ausschließlich auf Rechnung ab, ohne jegliche Kreditkartenabwicklung. Kreditkarten sind für Kunden mit Vorauszahlung und zur schnellen Aufhebung einer Vorabreservierung eine Überlegung wert, aber der Vertriebskanal funktioniert ausschließlich auf Rechnung. Falls Sie Kreditkarten akzeptieren, sollten die Zahlungen direkt auf der SAP Business One-Rechnung verbucht werden und nicht in einem separaten Gateway-Hauptbuch, das Ihr Team manuell abstimmen muss.
Was Ihr AR-Team nach dem Start anders macht
Sehr wenig, was auch beabsichtigt ist. Aufträge im Bestand gehen am selben Ort ein. Freigaben funktionieren auf dieselbe Weise. Die Fälligkeitsberichte bleiben unverändert, da Online-Aufträge gewöhnliche SAP Business One-Kundenaufträge sind.
Zwei Dinge ändern sich, und beide sind hilfreich.
Online-Zahlungsoptionen bieten Kunden die Möglichkeit, eine Aussetzung selbst aufzuheben. Ein Kunde, der seine Teile noch heute benötigt, kann den Restbetrag begleichen oder die Bestellung im Voraus bezahlen, anstatt auf einen Rückruf zu warten. Das verkürzt den Inkassozyklus genau bei den Konten, die Ihnen am meisten Sorgen bereiten.
Auch die Auftragsdokumentation wird verbessert. Portalbestellungen enthalten die kundeneigene Bestellnummer sowie die von der Person, die die Teile angefordert hat, eingegebenen Positionsdetails, wodurch Rechnungsstreitigkeiten vermieden werden, die mit der Aussage „Das haben wir nicht bestellt“ beginnen. Weniger Streitfälle bedeuten, dass am Monatsende weniger Rechnungen im Ausnahmestapel des Kunden landen.
Werden Online-Bestellungen unseren Monatsabschluss erschweren?
Das sollte nicht der Fall sein. Portalbestellungen sind in SAP Business One ganz normale Kundenaufträge mit dem gleichen Belegfluss von der Bestellung über die Lieferung bis zur Rechnung. Die Umsatzrealisierung, die Fälligkeitsanalyse und Ihre Checkliste für den Abschluss bleiben unverändert. Wenn eine Plattform beim Abschluss einen Abgleichs- oder Importschritt erfordert, ist das ein Zeichen dafür, dass sie neben Ihren eigenen Aufzeichnungen noch eigene Aufzeichnungen führt.
So wendet FocusPoint Ihre Kreditregeln aus SAP Business One an
FocusPoint wurde speziell für SAP-Business-One-Kunden aus den Bereichen Vertrieb, Fertigung und komplexem B2B-Geschäft entwickelt, und das Kreditverhalten ist einer der Bereiche, in denen sich dieser Fokus am deutlichsten auszahlt. Limits, Zahlungsbedingungen, Vorabzahlungskennzeichen und die Zahlungshistorie werden aus dem Geschäftspartnerdatensatz übernommen, in dem sie bereits von der Finanzabteilung gepflegt werden. Es gibt keine zweite Stelle, an der eine Regel konfiguriert werden muss, und keinen Zeitplan, der dazu führen könnte, dass die Benutzeroberfläche noch mit den gestrigen Kontodaten arbeitet.
Wir haben kein neues System entwickelt. Wir haben Ihren Prozess online gestellt.
Für einen Controller bedeutet dies in der Praxis, dass der Online-Kanal zusätzliche Umsätze generiert, ohne dass eine neue Kategorie von Risiken überwacht werden muss. Die Kunden, die auf Kredit kaufen, sind diejenigen, denen Sie bereits Kredit gewährt haben. Die Schwellenwerte sind diejenigen, die Sie bereits festgelegt haben. Und wenn der Finanzvorstand fragt, wie sich der E-Commerce-Kanal auf die Forderungen ausgewirkt hat, ergibt sich die Antwort aus denselben Berichten, die das Finanzteam ohnehin bereits erstellt.
Fragen zum Kreditmanagement, die Sie jedem E-Commerce-Anbieter stellen sollten
Bringen Sie diese zur Vorführung mit und bitten Sie darum, dass jedes einzelne davon live vorgeführt wird:
- Lassen Sie einen Testkunden sein Kreditlimit überschreiten und den Bestellvorgang abschließen. Was sieht der Käufer, und wo landet die Bestellung?
- Wo wird der Schwellenwert für die Sperre festgelegt, und kann mein Team ihn ohne Support-Ticket ändern?
- Wenn ein Kunde in SAP Business One als „Vorauszahlung“ gekennzeichnet ist, wird dies beim Bezahlvorgang automatisch berücksichtigt?
- Kann ein Kunde eine offene Rechnung über das Portal begleichen oder eine zurückgestellte Bestellung im Voraus bezahlen, und wo wird diese Zahlung verbucht?
- Werden Online-Bestellungen in unseren Standardberichten zu Fälligkeiten und Umsätzen ohne Abstimmungsschritt ausgewiesen?
Wenn ein Anbieter die erste Frage mit „Dafür können wir eine Regel einrichten“ beantwortet, fragen Sie nach, wo diese Regel gespeichert ist und wer sie pflegt. Zwei Sätze von Kreditregeln sind ein Problem, das sich unbemerkt verschlimmert und schließlich in Form einer Wertberichtigung zum Vorschein kommt.
Auf diese Weise wird der E-Commerce zu etwas, das die Finanzabteilung unterstützen kann, anstatt es nur zu tolerieren. Bestellungen gehen mit einer besseren Dokumentation ein, Forderungen erhalten einen weiteren Weg zur Begleichung, und das Wachstum in diesem Vertriebskanal geht nicht mit einem entsprechenden Anstieg des Risikos einher.
Wenn die Kreditprüfung das einzige Hindernis für eine E-Commerce-Entscheidung ist, fangen Sie dort an und nicht beim Online-Shop. Erläutern Sie uns bitte, was derzeit passiert, wenn ein Kunde sein Limit erreicht, und wir zeigen Ihnen, wie dieselbe Richtlinie an der Kasse umgesetzt werden kann.
