Todo jefe de ventas ha vivido alguna vez una tarde de viernes como esta. Un buen cliente llama a las 16:15 para pedir un presupuesto de un pedido parcial, algo que quiere cerrar antes de que acabe el mes. El comercial elabora el presupuesto según el nivel de precio del cliente en SAP Business One, consigue que se apruebe el descuento y lo envía. El cliente no da señales de vida durante el fin de semana. El lunes por la mañana vuelve a llamar y dice que sí, que adelante. Entonces, alguien vuelve a introducir todo el proceso como un pedido y espera que las cifras hayan salido bien.
Ese último paso es el que conviene eliminar. Todo lo que viene antes es tu proceso funcionando correctamente.
Aspecto de un pedido de presupuesto en SAP Business One Ecommerce
La «conversión de presupuesto en pedido» es el proceso mediante el cual una propuesta con precios se convierte en un pedido de venta efectivo. En el módulo de comercio electrónico de SAP Business One, este proceso funciona cuando el presupuesto que el comercial ha elaborado en SAP es el mismo documento que el cliente abre, modifica y convierte. No es necesario hacer copias ni volver a introducir datos. El comercial mantiene el control sobre los precios y las aprobaciones. El cliente, por su parte, tiene la posibilidad de actuar en el momento en que esté listo, incluso fuera del horario de oficina.
La diferencia es pequeña sobre el papel, pero grande en la práctica. Una página web no va a sustituir a tus comerciales. Simplemente les devuelve el tiempo de la semana que dedicaban a la transcripción.
¿Ve el cliente el presupuesto exacto que ha elaborado mi comercial?
Sí, cuando la tienda en línea lee el presupuesto de SAP Business One en lugar de almacenar su propia copia. El cliente abre el mismo número de documento que creó tu comercial, con las mismas partidas, el mismo descuento aprobado y la misma fecha de validez. Si tu comercial modifica el presupuesto en SAP, el cliente verá la modificación la próxima vez que lo abra.
La cita de Rush, abordada de otra manera
Tomemos como ejemplo esa misma llamada del viernes. El agente elabora el presupuesto como de costumbre, según el nivel de contrato del cliente, con la aprobación que requiera el descuento. En lugar de enviar un PDF por correo electrónico, el agente le dice al cliente que ya lo tiene disponible en su portal.
El sábado por la mañana, la responsable de compras del cliente abre el documento. Quiere añadir una segunda partida y aumentar la cantidad de una de ellas para alcanzar el siguiente umbral de volumen. Ambos cambios se recalculan según las reglas de fijación de precios almacenadas en SAP Business One, ya que son las mismas reglas con las que trabaja tu comercial. Añade su número de pedido y convierte el presupuesto en un pedido.
Lo que llega el lunes es un pedido de venta real de SAP Business One, con el precio aprobado y el número de referencia del propio cliente adjunto. La mañana del lunes del comercial comienza con una llamada de seguimiento sobre el próximo proyecto, en lugar de treinta minutos dedicados a introducir datos.
¿Pueden los clientes modificar un presupuesto que ya hayamos aprobado?
Solo dentro de las reglas que tú establezcas. Los cambios en las cantidades suelen recalcularse según tus niveles de precios estándar en SAP Business One. Los cambios que superen un umbral de aprobación pueden redirigirse para su autorización de la misma forma que se hace internamente, de modo que ningún descuento escape a la jerarquía que ya utilizas. Las adiciones de líneas pueden restringirse a los artículos del catálogo aprobado de ese cliente.
El proceso de «presupuesto-pedido», ampliado en lugar de sustituido
La preocupación que plantean la mayoría de los directores de ventas es que el comercio electrónico implica enseñar a los comerciales una nueva forma de trabajar. Pero no debería ser así.
Los comerciales introducen los presupuestos donde ya lo hacen habitualmente, en SAP Business One. Las aprobaciones de descuentos siguen la misma jerarquía y se remiten a las mismas personas. Los precios específicos para cada cliente siguen estando bajo el control de quien se encarga actualmente de ellos. La tienda online no mantiene su propia lista de precios, por lo que no hay nada que sincronizar y nadie tiene que acordarse de actualizar dos lugares cuando se renueva un contrato.
Un comercio electrónico diseñado en función de tu forma habitual de trabajar hace que sean tus clientes quienes tengan que cambiar sus hábitos, y no tu equipo.
¿Perderán nuestros comerciales la comisión por los pedidos que los propios clientes realicen?
Se trata de una decisión estratégica, no de una cuestión relacionada con la plataforma. La mayoría de los distribuidores mantienen al comercial a cargo de los pedidos realizados a través del portal por sus clientes, lo que elimina cualquier incentivo para disuadir a los compradores de utilizar el autoservicio. Dado que los pedidos del portal se registran en SAP Business One como pedidos de venta normales, tus informes de comisiones actuales los recogen sin necesidad de un cálculo aparte. Decide esto antes del lanzamiento y comunícaselo claramente al equipo de ventas.
Lo que los comerciales dejan de hacer
El ahorro de tiempo se nota en tareas poco glamurosas. Volver a introducir en SAP los presupuestos aprobados. Buscar números de orden de compra por correo electrónico. Confirmar precios que el cliente ya tiene por escrito. Responder a la llamada de «¿has recibido mi pedido?». Consultar el estado de un pedido que el cliente podría haber comprobado en diez segundos.
Nada de eso se vende. Lo importante es eliminarlo.
Los comerciales también disponen de mejor información. Cuando un cliente abre un presupuesto, formaliza parte del mismo o lo deja sin tocar durante dos semanas, eso es una señal que el comercial puede aprovechar. Un presupuesto que se ha consultado cuatro veces y no se ha formalizado suele indicar algo concreto: una partida con un precio erróneo, un problema con el plazo de entrega o la presencia de un competidor en la ecuación. En esos casos, merece la pena hacer una llamada.
¿Y qué pasa con los clientes que no quieren hacer pedidos por Internet?
Para ellos no cambia nada. Los pedidos por teléfono y por correo electrónico siguen realizándose exactamente igual que ahora, y tu equipo los introduce en SAP Business One. El portal es una vía de acceso adicional, no un sustituto, y ambas vías generan el mismo tipo de pedido en el mismo sistema. Muchos distribuidores observan que un cliente que se ha mostrado reacio durante un año acaba por cambiar de opinión cuando el comprador cambia de trabajo.
Cuando los directores de ventas se resisten
En casi todas las conversaciones surgen dos objeciones, y ambas merecen respuestas claras.
La primera es que los pedidos por autoservicio dejarán a los comerciales al margen de la relación. En la distribución B2B, suele ocurrir lo contrario. Los clientes que pueden volver a pedir artículos habituales por su cuenta dejan de utilizar a su comercial como punto de contacto para los pedidos, lo que libera al comercial para que se dedique a los presupuestos que realmente requieren la intervención de una persona. La relación se reorienta hacia el trabajo que genera margen.
La segunda es la exposición de los precios. A los comerciales les preocupa que los clientes vean las tarifas negociadas para otras personas. Cuando la tienda muestra catálogos y precios específicos para cada cliente desde SAP Business One, un cliente que haya iniciado sesión ve sus propios precios y los artículos que tiene autorizados. Nada más. Un cliente al que nunca se le haya vendido una línea concreta no ve esa línea.
¿Cómo funciona esto en el caso de los presupuestos con artículos personalizados o configurados?
Un comercial puede elaborar un presupuesto en SAP Business One con artículos configurados y que no están en stock, y ponerlo a disposición del cliente para que lo acepte en línea, sin que dichos artículos se pongan a disposición del autoservicio general. El comercial mantiene el control sobre lo que se fabrica y cuánto cuesta. El cliente dispone de una forma más rápida de dar su visto bueno. No pierdes el control sobre ningún aspecto del proceso de ingeniería ni de cálculo de costes.
Cómo gestiona FocusPoint el proceso desde el presupuesto hasta el pedido en SAP Business One
FocusPoint se ha diseñado exclusivamente para clientes de SAP Business One del sector de la distribución, la fabricación y el comercio B2B complejo. Ese enfoque es lo que hace que el flujo de presupuestos funcione como lo hace. No hay que configurar ningún motor de precios independiente, ni existe un segundo maestro de clientes, ni hay que preocuparse por ningún calendario de sincronización, ya que el presupuesto, la lista de precios, la aprobación y el pedido resultante se encuentran todos en el mismo lugar donde ya estaban.
No hemos creado otro sistema. Hemos trasladado tu proceso a Internet.
En la práctica, esto se traduce de varias maneras. Los catálogos y los precios específicos para cada cliente se mantienen tal y como están configurados en SAP. Los compradores que utilizan Punchout y EDI conservan su método preferido, además del portal estándar. La implementación se lleva a cabo en semanas, en lugar de meses, ya que no hay que reconstruir ninguna lógica de negocio. Y el modelo comercial se ajusta a este enfoque: sin cuota de implementación, sin comisiones por transacción y con una suscripción mensual basada en los módulos que se utilicen, con el menor coste y la mejor integración, respaldados por un único servicio de asistencia.
¿El cliente puede ver el stock y los plazos de entrega en el presupuesto?
Eso depende de lo que decidas mostrar, y debería configurarse en función de cada grupo de clientes. Algunos distribuidores muestran la disponibilidad en tiempo real desde SAP Business One. Otros, en cambio, muestran una fecha prevista de entrega y mantienen la información sobre las existencias en privado por motivos de competencia. Ambas opciones son válidas. Lo importante es que sea tu equipo quien decida, no la plataforma.
Preguntas que debes hacerte antes de pasar del presupuesto al pedido en línea
Llévalas a cualquier demostración de un proveedor y pide que las respuestas aparezcan en pantalla, no en una diapositiva:
- Muéstrame un presupuesto creado por un comercial en SAP Business One y, a continuación, muéstrame cómo el cliente convierte ese mismo presupuesto en un pedido.
- Si el cliente modifica una cantidad, ¿qué reglas de fijación de precios se recalculan y dónde se encuentran esas reglas?
- ¿Qué ocurre con un presupuesto que requiere la aprobación de un descuento y en qué sistema se lleva a cabo dicha aprobación?
- ¿Puede un cliente ver únicamente su catálogo y sus precios? ¿Y quién controla esa configuración?
- Una vez que un cliente confirma un presupuesto, ¿es necesario realizar algún trámite interno antes de que se convierta en un pedido real en SAP?
Si la demostración obliga al proveedor a explicar un calendario de sincronización o una solución alternativa, significa que la plataforma está gestionando su propia versión de tu negocio. Si la demostración simplemente parece tu proceso llevándose a cabo en un nuevo entorno, esa es la forma correcta.
Si se gestiona de esta manera, el comercio electrónico deja de ser un canal secundario y se convierte en un motor de crecimiento. Los comerciales venden más porque dedican más tiempo a vender. Los clientes compran más porque el proceso de compra es más sencillo. Ambos datos aparecen en el mismo libro mayor de pedidos de SAP Business One que tu equipo directivo ya consulta.
Empieza con una explicación paso a paso en lugar de una demostración. Cuéntanos cómo se convierte un presupuesto en un pedido en tu empresa un viernes cualquiera, y te mostraremos cómo es esa misma secuencia sin el papeleo.
