كل مدير مبيعات يمر بمثل هذا الموقف في بعد ظهر يوم الجمعة. يتصل عميل مهم في الساعة 4:15 ليطلب عرض أسعار لطلبية جزئية، وهي صفقة يرغب في إتمامها قبل نهاية الشهر. يقوم مندوب المبيعات بإعداد عرض الأسعار وفقًا لفئة العميل في نظام SAP Business One، ويحصل على الموافقة على الخصم، ثم يرسله. لا يصدر عن العميل أي رد خلال عطلة نهاية الأسبوع. ثم يتصل العميل صباح الاثنين ويقول: «نعم، تفضل». ثم يقوم شخص ما بإعادة إدخال الطلب بالكامل كطلب شراء، آملاً ألا تكون الأرقام قد تغيرت أثناء عملية النقل.
تلك الخطوة الأخيرة هي التي تستحق الإزالة. أما كل ما يسبقها، فهو دليل على أن العملية تسير بشكل صحيح.
كيف يبدو طلب "Quote to Order" في SAP Business One Ecommerce
"تحويل عرض الأسعار إلى طلب شراء" هو العملية التي تحول عرض الأسعار المحدد السعر إلى طلب شراء فعلي. في نظام التجارة الإلكترونية في SAP Business One، تعمل هذه العملية عندما يكون عرض الأسعار الذي أنشأه مندوب المبيعات في SAP هو نفس المستند الذي يفتحه العميل ويقوم بتعديله وتحويله. ولا توجد حاجة إلى نسخ أو إعادة إدخال البيانات. ويحتفظ مندوب المبيعات بالسيطرة على التسعير والموافقات. ويحصل العميل على القدرة على اتخاذ الإجراء في أي وقت يكون فيه جاهزًا، بما في ذلك في الأوقات التي لا يتواجد فيها أحد في المكتب.
الفرق بسيط نظريًّا، لكنه كبير عمليًّا. فالموقع الإلكتروني لا يحل محل موظفي خدمة العملاء لديكم. بل إنه يتيح لهم استعادة الوقت الذي كانوا يقضونه أسبوعيًّا في كتابة النصوص.
هل يرى العميل عرض الأسعار الدقيق الذي أعده مندوبي؟
نعم، عندما يقوم واجهة المتجر بقراءة عرض الأسعار من نظام SAP Business One بدلاً من تخزين نسخة خاصة به. يفتح العميل المستند الذي يحمل نفس الرقم الذي أنشأه مندوب مبيعاتكم، مع نفس البنود، ونفس الخصم المعتمد، ونفس تاريخ الصلاحية. وإذا قام مندوب مبيعاتكم بتعديل عرض الأسعار في نظام SAP، فسيشاهد العميل التعديل عند فتحه للمرة التالية.
اقتباس «راش»، معالجته بطريقة مختلفة
لنأخذ مثالًا على تلك المكالمة التي جرت يوم الجمعة. يقوم مندوب المبيعات بإعداد عرض الأسعار كالمعتاد، وفقًا لفئة العقد الخاصة بالعميل، مع الحصول على أي موافقة يتطلبها الخصم. وبدلاً من إرسال ملف PDF عبر البريد الإلكتروني، يُخبر المندوب العميل أن العرض متاح في بوابته الإلكترونية.
في صباح يوم السبت، تفتح مسؤولة المشتريات لدى العميل الملف. وترغب في إضافة بند ثانٍ وزيادة كمية أحد البنود للوصول إلى شريحة الحجم التالية. ويتم إعادة حساب كلا التغييرين وفقًا لقواعد التسعير المخزنة في SAP Business One، لأنها نفس القواعد التي يعمل بها مندوبكم. ثم تضيف رقم أمر الشراء الخاص بها وتحوّل عرض الأسعار إلى طلب شراء.
ما يصل يوم الاثنين هو طلب مبيعات حقيقي من نظام SAP Business One، بسعر تمت الموافقة عليه، مرفقًا برقم مرجعي خاص بالعميل. ويبدأ صباح يوم الاثنين للمندوب بمكالمة متابعة بشأن المشروع التالي بدلاً من قضاء ثلاثين دقيقة في إدخال البيانات.
هل يمكن للعملاء تعديل عرض الأسعار الذي وافقنا عليه بالفعل؟
ولكن فقط في حدود القواعد التي تحددها. عادةً ما تُعاد حساب التغييرات في الكميات وفقًا لمستويات التسعير القياسية الخاصة بك في SAP Business One. أما التغييرات التي قد تتجاوز حد الموافقة المسموح به، فيمكن إعادة توجيهها للحصول على الموافقة بنفس الطريقة المتبعة داخليًّا، بحيث لا يخرج أي خصم عن التسلسل الهرمي الذي تستخدمه بالفعل. ويمكن قصر إضافة البنود على الأصناف الموجودة في الكتالوج المعتمد لذلك العميل.
عملية تقديم عرض الأسعار إلى الطلب: تم تمديدها بدلاً من استبدالها
القلق الذي يثيره معظم مديري المبيعات هو أن التجارة الإلكترونية تعني تعليم مندوبي المبيعات طريقة جديدة للعمل. لكن لا ينبغي أن يكون الأمر كذلك.
يقوم مندوبو المبيعات بإدخال الأسعار في الأماكن المخصصة لذلك بالفعل، في نظام SAP Business One. وتتبع عمليات الموافقة على الخصومات نفس التسلسل الهرمي، حيث يتم توجيهها إلى نفس الأشخاص. وتظل الأسعار الخاصة بالعملاء تحت سيطرة من يتولى مسؤولية التسعير حاليًا. ولا تحتفظ واجهة المتجر بقائمة أسعار خاصة بها، لذا لا يوجد ما يتعين مزامنته، ولا يتعين على أي شخص أن يتذكر تحديث المكانين عند تجديد العقد.
التجارة الإلكترونية التي تُبنى على أساس طريقة عملك الحالية تطلب من عملائك تغيير عاداتهم، وليس من فريقك.
هل سيخسر مندوبونا العمولة على الطلبات التي يقدمها العملاء بأنفسهم؟
هذا قرار سياسي، وليس قرارًا متعلقًا ببرنامج العمل. فمعظم الموزعين يُبقون اسم مندوب الحساب مسجلاً في الطلبات المقدمة عبر البوابة الإلكترونية من عملائهم، مما يزيل أي حافز لإبعاد المشترين عن الخدمة الذاتية. ونظرًا لأن الطلبات المقدمة عبر البوابة الإلكترونية تُسجل في نظام SAP Business One كأوامر مبيعات عادية، فإن تقارير العمولات الحالية الخاصة بكم تتضمنها دون الحاجة إلى حساب منفصل. لذا، عليكم اتخاذ هذا القرار قبل الإطلاق وإبلاغ فريق المبيعات به بوضوح.
ما الذي يتوقف النواب عن فعله
يظهر توفير الوقت في الأمور التي تفتقر إلى البريق. مثل إعادة إدخال عروض الأسعار المعتمدة في نظام SAP، أو البحث عن أرقام أوامر الشراء عبر البريد الإلكتروني، أو تأكيد الأسعار التي حصل عليها العميل بالفعل كتابةً، أو الرد على مكالمة من نوع «هل استلمت طلبي؟»، أو التحقق من حالة الطلب التي كان بإمكان العميل التحقق منها بنفسه في غضون عشر ثوانٍ.
لا شيء من ذلك يلقى رواجًا. الهدف هو إزالته.
كما يحصل مندوبو المبيعات على معلومات أكثر دقة. فعندما يفتح العميل عرض أسعار، أو يقبل جزءًا منه، أو يتركه دون تغيير لمدة أسبوعين، فإن ذلك يمثل إشارة يمكن للمندوب الاستفادة منها. وعادةً ما يعني عرض الأسعار الذي تم الاطلاع عليه أربع مرات دون أن يتم قبوله وجود مشكلة محددة: سعر غير صحيح لأحد بنود العرض، أو مشكلة في مهلة التسليم، أو وجود منافس في الصورة. وهذه حالة تستحق إجراء مكالمة هاتفية بشأنها.
ماذا عن العملاء الذين لا يرغبون في الطلب عبر الإنترنت؟
لا يتغير شيء بالنسبة لهم. تستمر الطلبات الواردة عبر الهاتف والبريد الإلكتروني تمامًا كما هي الآن، حيث يقوم فريقكم بإدخالها في نظام SAP Business One. البوابة الإلكترونية هي وسيلة إضافية للوصول إلى النظام، وليست بديلاً عنه، وكلا المسارين ينتجان نفس نوع الطلب في نفس النظام. يجد العديد من الموزعين أن العميل الذي ظل مترددًا لمدة عام كامل يتحول إلى عميل فعلي بمجرد أن يغير المشتري وظيفته.
الحالات التي يبدي فيها مديرو المبيعات معارضة
هناك اعتراضان يطرحان في كل محادثة تقريبًا، وكلاهما يستحق إجابة صريحة.
الأول هو أن نظام الطلب الذاتي سيؤدي إلى استبعاد مندوبي المبيعات من العلاقة. أما في مجال التوزيع بين الشركات (B2B)، فإن العكس هو ما يحدث عادةً. فالعملاء الذين يمكنهم إعادة طلب الأصناف الروتينية بأنفسهم يتوقفون عن استخدام مندوب المبيعات كجهة لتلقي الطلبات، مما يتيح للمندوب تخصيص وقته لعملية إعداد عروض الأسعار التي تتطلب تدخلاً بشريًّا فعليًّا. وهكذا تتحول العلاقة نحو الأعمال التي تدر هامش ربح.
والثاني هو مخاطر الكشف عن الأسعار. يخشى مندوبو المبيعات من أن يرى العملاء الأسعار التي تم التفاوض عليها لصالح شخص آخر. وعندما تعرض واجهة المتجر الكتالوجات والأسعار الخاصة بكل عميل من نظام SAP Business One، يرى العميل الذي قام بتسجيل الدخول أسعاره والمنتجات المعتمدة له فقط. ولا يرى أي شيء آخر. أما العميل الذي لم تُباع له أبدًا مجموعة معينة من المنتجات، فلا يرى تلك المجموعة.
كيف يتم ذلك في حالة عروض الأسعار التي تتضمن عناصر مخصصة أو مُعدَّلة؟
يمكن لممثل المبيعات تقديم عرض أسعار للبنود المُهيأة وغير المتوفرة في المخزون عبر نظام SAP Business One، وإتاحتها للعميل لقبولها عبر الإنترنت، دون فتح هذه البنود للخدمة الذاتية العامة. ويظل ممثل المبيعات مسيطراً على ما يتم تصنيعه وتكلفته. ويحصل العميل على طريقة أسرع للموافقة. ولا يخرج أي جانب من جوانب مرحلة الهندسة أو تحديد التكاليف عن سيطرتكم.
كيف تتعامل FocusPoint مع عملية تحويل عرض الأسعار إلى طلب شراء داخل نظام SAP Business One
تم تصميم FocusPoint خصيصًا لعملاء SAP Business One في مجالات التوزيع والتصنيع وعمليات B2B المعقدة. وهذا التركيز هو ما يجعل عملية تدفق عروض الأسعار تعمل بالطريقة التي تعمل بها. فلا يوجد محرك تسعير منفصل يتعين تهيئته، ولا سجل رئيسي ثانٍ للعملاء، ولا جدول مزامنة يدعو للقلق، لأن عرض الأسعار وقائمة الأسعار والموافقة والطلب الناتج عنها كلها موجودة في المكان الذي كانت موجودة فيه أصلاً.
لم نقم بإنشاء نظام آخر. بل قمنا بنقل إجراءاتكم إلى الإنترنت.
من الناحية العملية، يتجلى ذلك بعدة طرق. يتم ترحيل الكتالوجات والأسعار الخاصة بالعملاء كما تم تكوينها في SAP. ويحتفظ المشترون الذين يستخدمون أنظمة Punchout وEDI بطريقتهم المفضلة إلى جانب البوابة القياسية. ويتم النشر في غضون أسابيع بدلاً من أشهر، لأنه لا توجد منطق أعمال يتعين إعادة بنائه. ويتوافق النموذج التجاري مع هذا النهج: لا توجد رسوم تنفيذ، ولا رسوم معاملات، واشتراك شهري بناءً على الوحدات النمطية التي تستخدمها، مع أقل تكلفة وأفضل تكامل مدعوم بمصدر دعم واحد.
هل يرى العميل المخزون ومواعيد التسليم في عرض الأسعار؟
يعتمد ذلك على ما تختار عرضه، ويجب ضبطه وفقًا لكل مجموعة عملاء. يعرض بعض الموزعين التوافر الفوري من نظام SAP Business One، بينما يعرض آخرون تاريخ التسليم المتوقع بدلاً من ذلك، ويحتفظون بأرصدة المخزون سرية لأسباب تتعلق بالمنافسة. وكلا الخيارين مشروعان. المهم هو أن يكون القرار بيد فريقك، وليس المنصة.
أسئلة يجب طرحها قبل تحويل عرض الأسعار إلى طلب شراء عبر الإنترنت
خذ هذه الأسئلة معك إلى أي عرض توضيحي يقدمه أحد البائعين واطلب أن تظهر الإجابات على الشاشة، وليس في شريحة عرض:
- أرني عرض أسعار أنشأه مندوب مبيعات في نظام SAP Business One، ثم أرني العميل وهو يحول عرض الأسعار هذا بالضبط إلى طلب شراء.
- إذا قام العميل بتغيير الكمية، فما هي قواعد التسعير التي يتم إعادة حسابها بناءً على ذلك، وأين توجد هذه القواعد؟
- ماذا يحدث للعرض السعري الذي يحتاج إلى موافقة على الخصم، وفي أي نظام تتم هذه الموافقة؟
- هل يمكن للعميل الاطلاع على الكتالوج والأسعار الخاصة به فقط، ومن الذي يتحكم في هذا الإعداد؟
- بعد أن يقوم العميل بتحويل عرض الأسعار إلى طلب شراء، هل يحتاج الطلب إلى أي معالجة داخلية قبل أن يصبح طلبًا فعليًّا في نظام SAP؟
إذا تطلب العرض التوضيحي من المورد شرح جدول زمني للمزامنة أو حل بديل، فهذا يعني أن المنصة تدير نسختها الخاصة من أعمالك. أما إذا بدا العرض التوضيحي وكأنه عملية تشبه عملياتك تتجري في مكان جديد، فهذا هو الشكل الصحيح.
وبهذه الطريقة، تتوقف التجارة الإلكترونية عن كونها قناة ثانوية لتصبح محركًا للنمو. يزداد حجم مبيعات مندوبي المبيعات لأنهم يقضون وقتًا أطول في البيع. ويزداد حجم مشتريات العملاء لأن عملية الشراء أصبحت أسهل. ويظهر كلا الأمرين في سجل الطلبات نفسه في نظام SAP Business One الذي تتابعه الإدارة بالفعل.
ابدأ بشرح تفصيلي بدلاً من عرض توضيحي. أخبرنا كيف تتحول عرض الأسعار إلى طلب شراء في شركتك في يوم جمعة عادي، وسنوضح لك كيف تبدو نفس هذه السلسلة من الخطوات بعد التخلص من الأعمال الإدارية.
