לכל מנהל מכירות יש גרסה משלו ל"יום שישי אחר הצהריים" הזה. לקוח טוב מתקשר ב-16:15 ומבקש הצעת מחיר להזמנה חלקית, משהו שהוא רוצה לסגור לפני סוף החודש. נציג המכירות מרכיב את הצעת המחיר לפי רמת הלקוח ב-SAP Business One, מקבל אישור על ההנחה ושולח אותה. הלקוח שותק במהלך סוף השבוע. ביום שני בבוקר הוא מתקשר בחזרה ואומר: "כן, תמשיך". ואז מישהו מזין מחדש את כל הפרטים כהזמנה ומקווה שהמספרים שרדו את התהליך.
השלב האחרון הוא זה שכדאי להסיר. כל מה שקדם לו מעיד על כך שהתהליך שלך פועל כראוי.
כך נראה "הזמנת הצעת מחיר" ב-SAP Business One Ecommerce
"הצעת מחיר להזמנה" היא התהליך שהופך הצעת מחיר לתעודת הזמנה פעילה. במערכת המסחר האלקטרוני של SAP Business One, התהליך מתבצע כאשר הצעת המחיר שהנציג יצר ב-SAP היא אותו המסמך שהלקוח פותח, מתאים וממיר. אין צורך בהעתקה או בהזנה מחדש. הנציג שומר על השליטה בתמחור ובאישורים. הלקוח זוכה ביכולת לפעול בכל עת שהוא מוכן לכך, כולל בשעות שבהן אין אף אחד במשרד.
ההבדל קטן על הנייר, אך גדול בפועל. נציגי המכירות שלכם לא מוחלפים על ידי אתר אינטרנט. הם מקבלים בחזרה את הזמן בשבוע שהוקדש לתמלול.
האם הלקוח רואה את הצעת המחיר המדויקת שהנציג שלי הכין?
כן, כאשר החנות מציגה את הצעת המחיר מתוך SAP Business One במקום לאחסן עותק משלה. הלקוח פותח את אותו מסמך שהנציג שלכם יצר, עם אותם פריטי שורה, אותה הנחה מאושרת ואותו תאריך תוקף. אם הנציג שלכם משנה את הצעת המחיר ב-SAP, הלקוח יראה את השינוי בפעם הבאה שיפתח אותה.
"ציטוטו של ראש", בגישה שונה
ניקח לדוגמה את אותה שיחת טלפון ביום שישי. הנציג מרכיב את הצעת המחיר כרגיל, בהתאם לרמת החוזה של הלקוח, עם כל האישורים הנדרשים לצורך ההנחה. במקום לשלוח קובץ PDF בדוא"ל, הנציג מודיע ללקוח שהצעת המחיר מחכה לו בפורטל שלו.
בבוקר יום שבת, מנהלת הרכש של הלקוח פותחת את המסמך. היא מעוניינת להוסיף פריט שני ולהגדיל את הכמות של פריט אחד כדי להגיע לרמת הכמות הבאה. שני השינויים מחושבים מחדש בהתאם לכללי התמחור המאוחסנים ב-SAP Business One, מכיוון שמדובר באותם כללים שבהם משתמש הנציג שלך. היא מוסיפה את מספר הזמנת הרכש שלה וממירה את הצעת המחיר להזמנה.
מה שמגיע ביום שני הוא הזמנת מכירה אמיתית ב-SAP Business One, במחיר שאושר, עם מספר התייחסות של הלקוח עצמו מצורף אליה. בוקר יום שני של הנציג מתחיל בשיחת מעקב בנוגע לפרויקט הבא, במקום בשלושים דקות של הזנת נתונים.
האם לקוחות יכולים לשנות הצעת מחיר שכבר אישרנו?
רק במסגרת הכללים שקבעת. שינויים בכמות מחושבים בדרך כלל מחדש בהתאם לדרגות התמחור הסטנדרטיות שלך ב-SAP Business One. שינויים העלולים לחרוג מסף האישור יכולים להופנה בחזרה לאישור באותו אופן שבו הם עוברים באופן פנימי, כך שאף הנחה לא תחמוק מההיררכיה שאתה כבר משתמש בה. ניתן להגביל תוספות שורות לפריטים המופיעים בקטלוג המאושר של אותו לקוח.
תהליך הצעת המחיר וההזמנה שלכם: הורחב במקום שיוחלף
החשש העיקרי שמביעים מרבית מנהלי המכירות הוא שהמסחר המקוון מחייב ללמד את אנשי המכירות דרך עבודה חדשה. זה לא צריך להיות כך.
נציגי המכירות מציגים הצעות מחיר במקום שבו הם עושים זאת כיום, ב-SAP Business One. אישורי ההנחות פועלים לפי אותה היררכיה ומועברים לאותם אנשים. התמחור הספציפי ללקוח נשאר תחת שליטתו של מי שאחראי על התמחור כיום. לחנות המקוונת אין מחירון משלה, ולכן אין צורך לסנכרן דבר ואף אחד לא צריך לזכור לעדכן שני מקומות כאשר חוזה מתחדש.
מסחר מקוון שנבנה בהתאם לאופן שבו אתם כבר עובדים דורש מהלקוחות שלכם לשנות את הרגליהם, ולא מהצוות שלכם.
האם הנציגים שלנו יאבדו עמלה על הזמנות שהלקוחות מבצעים בעצמם?
זוהי החלטה מדיניותית, ולא החלטה הקשורה למצע. מרבית המפיצים משאירים את נציג החשבון כמקבל העמלה בהזמנות שמבצעים לקוחותיהם דרך הפורטל, מה שמבטל כל תמריץ להסיט את הקונים מהשירות העצמי. מכיוון שהזמנות מהפורטל נכנסות ל-SAP Business One כהזמנות מכירה רגילות, דוחות העמלות הקיימים שלכם כוללים אותן ללא צורך בחישוב נפרד. החליטו על כך לפני ההשקה והבהירו זאת לצוות המכירות באופן ברור.
מה שהנציגים מפסיקים לעשות
החיסכון בזמן בא לידי ביטוי בדברים הפחות נוצצים. הזנת הצעות מחיר שאושרו מחדש למערכת SAP. חיפוש מספרי הזמנות רכש במייל. אימות מחירים שהלקוח כבר קיבל בכתב. מענה לשיחת טלפון בשאלה "האם קיבלתם את ההזמנה שלי?". בדיקת סטטוס ההזמנה שהלקוח היה יכול לבדוק בעצמו תוך עשר שניות.
שום דבר מזה לא נמכר. המטרה היא להסיר את זה.
נציגי המכירות מקבלים גם מידע מדויק יותר. כאשר לקוח פותח הצעת מחיר, מבצע הזמנה על חלק ממנה או משאיר אותה ללא שינוי במשך שבועיים, זהו סימן שעל הנציג לפעול לפיו. הצעת מחיר שנצפתה ארבע פעמים ולא הובילה להזמנה בדרך כלל מעידה על משהו ספציפי: פריט במחיר שגוי, בעיה בזמני האספקה או מתחרה בתמונה. זו שיחת טלפון שכדאי לקיים.
ומה לגבי לקוחות שאינם מעוניינים להזמין באינטרנט?
מבחינתם, שום דבר לא משתנה. הזמנות בטלפון ובדוא"ל ממשיכות להתבצע בדיוק כפי שהן מתבצעות כעת, כאשר הצוות שלכם מזין אותן למערכת SAP Business One. הפורטל מהווה ערוץ גישה נוסף, ולא תחליף, ושתי הדרכים מייצרות את אותו סוג של הזמנה באותה מערכת. מפיצים רבים מגלים שלקוח שהתנגד במשך שנה משנה את דעתו ברגע שהקונה מחליף מקום עבודה.
במקרים שבהם מנהלי מכירות מתנגדים
בכל שיחה כמעט עולות שתי התנגדויות, ושתיהן ראויות לתשובות ישירות.
הטענה הראשונה היא שהזמנות בשירות עצמי ינתקו את הנציגים מהקשר עם הלקוח. בתחום ההפצה B2B, דווקא ההפך הוא הנכון. לקוחות שיכולים להזמין מחדש פריטים שגרתיים בכוחות עצמם מפסיקים להיעזר בנציג שלהם כ"מרכז הזמנות", מה שמשחרר את הנציג לעסוק בהצעות מחיר שדווקא דורשות מעורבות אנושית. הקשר עובר להתמקד בעבודה שמניבה רווח.
הנושא השני הוא חשיפת המחירים. הנציגים חוששים שהלקוחות יראו מחירים שסוכמו עבור מישהו אחר. כאשר החנות מציגה קטלוגים ומחירונים המותאמים ללקוח מתוך SAP Business One, לקוח שנכנס למערכת רואה את המחירים שלו ואת הפריטים שאושרו עבורו. שום דבר אחר. לקוח שמעולם לא נמכרה לו סדרה מסוימת לא רואה את הסדרה הזו.
איך זה עובד במקרה של הצעות מחיר הכוללות פריטים מותאמים אישית או שהוגדרו מראש?
נציג מכירות יכול להציע הצעת מחיר עבור פריטים מותאמים אישית ופריטים שאינם במלאי ב-SAP Business One, ולהציע אותם לאישור הלקוח באופן מקוון, מבלי לפתוח את הפריטים הללו לשירות עצמי כללי. הנציג שומר על השליטה על מה שיוצר ועל עלותו. הלקוח מקבל דרך מהירה יותר לאשר את ההזמנה. שום דבר בתהליך ההנדסה או חישוב העלויות לא יוצא משליטתכם.
כיצד FocusPoint מטפלת בתהליך "מהצעת מחיר להזמנה" בתוך SAP Business One
FocusPoint פותחה באופן בלעדי עבור לקוחות SAP Business One בתחומי ההפצה, הייצור והעסקים הבין-ארגוניים (B2B) המורכבים. התמקדות זו היא שמאפשרת לתהליך הצעת המחיר לפעול כפי שהוא פועל. אין צורך להגדיר מנוע תמחור נפרד, אין צורך במאגר לקוחות שני, ואין צורך לדאוג ללוח זמנים לסנכרון – מכיוון שהצעת המחיר, מחירון, האישור וההזמנה הנובעת מכך – כולם נמצאים בדיוק במקום שבו היו מלכתחילה.
לא בנינו מערכת נוספת. העברנו את התהליך שלכם לאינטרנט.
מבחינה מעשית, הדבר בא לידי ביטוי בכמה דרכים. קטלוגים ומחירים ספציפיים ללקוח מועברים כפי שהוגדרו ב-SAP. רוכשים המשתמשים ב-Punchout וב-EDI שומרים על השיטה המועדפת עליהם לצד הפורטל הסטנדרטי. הפריסה מתבצעת בתוך שבועות ולא חודשים, מכיוון שאין צורך לבנות מחדש את הלוגיקה העסקית. והמודל המסחרי תואם את הגישה: ללא דמי הטמעה, ללא עמלות עסקה, ומנוי חודשי המבוסס על המודולים שבהם אתם משתמשים, עם העלות הנמוכה ביותר והאינטגרציה הטובה ביותר, הנתמכת על ידי מקור תמיכה יחיד.
האם הלקוח רואה את המלאי ואת זמני האספקה בהצעת המחיר?
זה תלוי במה שתבחרו לחשוף, ויש להגדיר זאת לפי קבוצת לקוחות. יש מפיצים שמציגים זמינות בזמן אמת מתוך SAP Business One. אחרים מציגים במקום זאת תאריך משוער, ושומרים את מצב המלאי חסוי משיקולים תחרותיים. שתי הגישות לגיטימיות. החשוב הוא שהצוות שלכם יקבל את ההחלטה, ולא הפלטפורמה.
שאלות שכדאי לשאול לפני שמזמינים הצעת מחיר להזמנה מקוונת
קחו את הדברים האלה לכל הדגמה של ספק ובקשו לקבל את התשובות על המסך, ולא בשקופית:
- הראה לי הצעת מחיר שנבנתה על ידי נציג מכירות ב-SAP Business One, ואז הראה לי את הלקוח שממיר את אותה הצעת מחיר בדיוק להזמנה.
- אם הלקוח משנה כמות, אילו כללי תמחור מחושבים מחדש, והיכן כללים אלה מוגדרים?
- מה קורה להצעת מחיר שדורשת אישור הנחה, ובאיזו מערכת מתבצע האישור?
- האם לקוח יכול לראות רק את הקטלוג והמחירים שלו, ומי אחראי על הגדרה זו?
- לאחר שלקוח מאשר הצעת מחיר, האם יש צורך בטיפול פנימי כלשהו בהזמנה לפני שהיא הופכת להזמנה אמיתית ב-SAP?
אם ההדגמה מחייבת את הספק להסביר לוח זמנים לסנכרון או פתרון עוקף, המשמעות היא שהפלטפורמה מפעילה גרסה משלה של העסק שלכם. אם ההדגמה נראית פשוט כמו התהליך שלכם שמתרחש במקום חדש, זו הצורה הנכונה.
כאשר מטפלים בכך כך, המסחר האלקטרוני מפסיק להיות ערוץ משני והופך למנוע צמיחה. הנציגים מוכרים יותר משום שהם מקדישים יותר זמן למכירות. הלקוחות קונים יותר משום שהקנייה הפכה לקלה יותר. שני הנתונים הללו מופיעים באותו ספר הזמנות של SAP Business One שההנהלה שלכם כבר עוקבת אחריו.
התחילו בהדרכה מעשית ולא בהדגמה. ספרו לנו כיצד הצעת מחיר הופכת להזמנה בעסק שלכם ביום שישי רגיל, ואנו נראה לכם כיצד נראה אותו תהליך לאחר הסרת העבודה המנהלית.
