Jeder Vertriebsleiter kennt diese Situation am Freitagnachmittag. Ein guter Kunde ruft um 16:15 Uhr an und benötigt ein Angebot für eine Teillieferung, die noch vor Monatsende abgewickelt werden soll. Der Vertriebsmitarbeiter erstellt das Angebot in SAP Business One entsprechend der Preisstufe des Kunden, lässt den Rabatt genehmigen und versendet es. Über das Wochenende meldet sich der Kunde nicht. Am Montagmorgen ruft er zurück und sagt: „Ja, machen Sie weiter.“ Jemand gibt dann das Ganze erneut als Auftrag ein und hofft, dass die Zahlen den Vorgang unbeschadet überstanden haben.
Dieser letzte Schritt ist derjenige, den man weglassen sollte. Alles davor läuft in deinem Prozess einwandfrei ab.
So sieht eine Angebotsanforderung in SAP Business One E-Commerce aus
Die Umwandlung eines Angebots in einen Auftrag ist der Vorgang, bei dem aus einem Angebot mit Preisangaben ein gültiger Kundenauftrag wird. Im E-Commerce von SAP Business One funktioniert dies so, dass das Angebot, das Ihr Vertriebsmitarbeiter in SAP erstellt hat, genau das Dokument ist, das der Kunde öffnet, anpasst und umwandelt. Es ist weder eine Kopie noch eine erneute Eingabe erforderlich. Der Vertriebsmitarbeiter behält die Kontrolle über die Preisgestaltung und die Genehmigungen. Der Kunde hat die Möglichkeit, zu handeln, wann immer er bereit ist – auch zu Zeiten, zu denen niemand am Schreibtisch sitzt.
Auf dem Papier ist der Unterschied gering, in der Praxis jedoch groß. Ihre Vertriebsmitarbeiter werden nicht durch eine Website ersetzt. Ihnen wird der Teil der Woche zurückgegeben, den sie bisher mit der Transkription verbracht haben.
Sieht der Kunde genau das Angebot, das mein Kundenbetreuer erstellt hat?
Ja, wenn die Filiale das Angebot aus SAP Business One einliest, anstatt eine eigene Kopie zu speichern. Der Kunde öffnet dann dasselbe Dokument, das Ihr Vertriebsmitarbeiter erstellt hat – mit denselben Einzelposten, demselben genehmigten Rabatt und demselben Gültigkeitsdatum. Wenn Ihr Vertriebsmitarbeiter das Angebot in SAP überarbeitet, sieht der Kunde die Überarbeitung, sobald er es das nächste Mal öffnet.
Das „Rush“-Zitat – einmal anders interpretiert
Nehmen wir denselben Anruf am Freitag als Beispiel. Der Vertriebsmitarbeiter erstellt das Angebot wie gewohnt auf der Vertragsstufe des Kunden und holt die für den Rabatt erforderlichen Genehmigungen ein. Anstatt eine PDF-Datei per E-Mail zu versenden, teilt der Vertriebsmitarbeiter dem Kunden mit, dass das Angebot in seinem Portal bereitsteht.
Am Samstagmorgen ruft die Einkaufsleiterin des Kunden das Angebot auf. Sie möchte eine zweite Position hinzufügen und die Menge einer Position erhöhen, um die nächste Mengenstufe zu erreichen. Beide Änderungen werden anhand der in SAP Business One hinterlegten Preisregeln neu berechnet, da es sich um dieselben Regeln handelt, mit denen auch Ihr Vertriebsmitarbeiter arbeitet. Sie gibt ihre Bestellnummer ein und wandelt das Angebot in einen Auftrag um.
Was am Montag eintrifft, ist ein echter SAP-Business-One-Kundenauftrag mit den genehmigten Preisen und der vom Kunden vergebenen Referenznummer. Der Montagmorgen des Vertriebsmitarbeiters beginnt mit einem Folgeanruf zum nächsten Projekt statt mit einer halbstündigen Dateneingabe.
Können Kunden ein von uns bereits genehmigtes Angebot ändern?
Nur im Rahmen der von Ihnen festgelegten Regeln. Mengenänderungen werden in der Regel anhand Ihrer Standardpreisstufen in SAP Business One neu berechnet. Änderungen, die eine Genehmigungsschwelle überschreiten würden, können zur Unterzeichnung auf dieselbe Weise wie intern weitergeleitet werden, sodass kein Rabatt die von Ihnen bereits verwendete Hierarchie umgeht. Das Hinzufügen von Positionen kann auf Artikel aus dem genehmigten Katalog dieses Kunden beschränkt werden.
Ihr Prozess vom Angebot bis zur Bestellung: erweitert statt ersetzt
Die größte Sorge, die die meisten Vertriebsleiter äußern, ist, dass E-Commerce bedeutet, den Vertriebsmitarbeitern eine neue Arbeitsweise beizubringen. Das sollte aber nicht so sein.
Vertriebsmitarbeiter erstellen Angebote dort, wo sie es bereits tun: in SAP Business One. Die Genehmigung von Rabatten folgt derselben Hierarchie und wird an dieselben Personen weitergeleitet. Die kundenspezifische Preisgestaltung bleibt weiterhin in der Hand derjenigen, die derzeit für die Preisgestaltung zuständig sind. Der Online-Shop verfügt über keine eigene Preisliste, sodass keine Synchronisierung erforderlich ist und niemand daran denken muss, bei Vertragsverlängerungen zwei Stellen zu aktualisieren.
Ein E-Commerce-Konzept, das sich an Ihren bestehenden Arbeitsabläufen orientiert, verlangt von Ihren Kunden, ihre Gewohnheiten zu ändern – nicht von Ihrem Team.
Verlieren unsere Vertriebsmitarbeiter Provisionen für Bestellungen, die Kunden selbst aufgeben?
Das ist eine strategische Entscheidung, keine Frage des Programms. Die meisten Distributoren lassen die Provision bei Portalbestellungen ihrer Kunden dem zuständigen Kundenbetreuer gutschreiben, wodurch jeglicher Anreiz entfällt, Käufer vom Self-Service abzuhalten. Da Portalbestellungen in SAP Business One als normale Kundenaufträge verbucht werden, werden sie von Ihrem bestehenden Provisionsbericht automatisch erfasst, ohne dass eine separate Berechnung erforderlich ist. Legen Sie dies vor dem Start fest und teilen Sie es dem Vertriebsteam klar und deutlich mit.
Was Vertriebsmitarbeiter nicht mehr tun
Die Zeitersparnis zeigt sich in den unscheinbaren Bereichen. Das erneute Eingeben genehmigter Angebote in SAP. Das Nachfragen von Bestellnummern per E-Mail. Das Bestätigen von Preisen, die ein Kunde bereits schriftlich erhalten hat. Das Beantworten des Anrufs „Haben Sie meine Bestellung erhalten?“. Das Nachschlagen eines Bestellstatus, den der Kunde selbst in zehn Sekunden hätte überprüfen können.
Das alles verkauft sich nicht. Es geht darum, es zu entfernen.
Vertriebsmitarbeiter erhalten zudem bessere Informationen. Wenn ein Kunde ein Angebot öffnet, einen Teil davon in Auftrag gibt oder es zwei Wochen lang unberührt lässt, ist das ein Signal, auf das ein Vertriebsmitarbeiter reagieren kann. Ein Angebot, das viermal aufgerufen, aber nicht in Auftrag gegeben wurde, deutet in der Regel auf ein konkretes Problem hin: eine falsch kalkulierte Position, ein Lieferzeitproblem oder ein Mitbewerber im Spiel. Das ist ein Anruf, der sich lohnt.
Was ist mit Kunden, die nicht online bestellen möchten?
Für sie ändert sich nichts. Bestellungen per Telefon und E-Mail laufen genau wie bisher weiter und werden von Ihrem Team in SAP Business One erfasst. Das Portal ist ein zusätzlicher Zugangsweg, kein Ersatz, und beide Wege führen zur Erfassung derselben Art von Bestellung im selben System. Viele Händler stellen fest, dass ein Kunde, der sich ein Jahr lang gewehrt hat, doch noch umsteigt, sobald ein Einkäufer den Arbeitsplatz wechselt.
Wo Vertriebsleiter Widerstand leisten
In fast jedem Gespräch tauchen zwei Einwände auf, und beide verdienen eine klare Antwort.
Erstens wird die Selbstbedienungsbestellung dazu führen, dass die Vertriebsmitarbeiter aus der Kundenbeziehung herausfallen. Im B2B-Vertrieb ist eher das Gegenteil der Fall. Kunden, die Routineartikel selbst nachbestellen können, nutzen ihren Vertriebsmitarbeiter nicht mehr als Bestellstelle, wodurch dieser Zeit für die Angebote gewinnt, die tatsächlich menschliche Arbeit erfordern. Die Beziehung verlagert sich hin zu den Aufgaben, die Gewinn bringen.
Der zweite Punkt betrifft die Preisdarstellung. Vertriebsmitarbeiter befürchten, dass Kunden Preise sehen könnten, die für jemand anderen ausgehandelt wurden. Wenn die Verkaufsstelle kundenspezifische Kataloge und Preise aus SAP Business One anzeigt, sieht ein angemeldeter Kunde nur seine eigenen Preise und die für ihn freigegebenen Artikel. Sonst nichts. Ein Kunde, dem eine bestimmte Produktlinie noch nie verkauft wurde, sieht diese Produktlinie auch nicht.
Wie funktioniert das bei Angeboten mit benutzerdefinierten oder konfigurierten Artikeln?
Maßgefertigte und nicht vorrätige Artikel können von einem Vertriebsmitarbeiter in SAP Business One angeboten und dem Kunden zur Online-Zustimmung bereitgestellt werden, ohne dass diese Artikel für den allgemeinen Selbstbedienungszugang freigegeben werden. Der Vertriebsmitarbeiter behält die Kontrolle darüber, was gefertigt wird und wie viel es kostet. Der Kunde kann schneller seine Zustimmung erteilen. Die Kontrolle über die Konstruktions- und Kalkulationsschritte bleibt vollständig in Ihren Händen.
So wickelt FocusPoint den Prozess vom Angebot bis zur Bestellung in SAP Business One ab
FocusPoint wurde speziell für SAP-Business-One-Kunden aus den Bereichen Vertrieb, Fertigung und komplexem B2B-Geschäft entwickelt. Genau dieser Fokus sorgt dafür, dass der Angebotsablauf so reibungslos funktioniert. Es muss keine separate Preisberechnungs-Engine konfiguriert werden, es gibt keinen zweiten Kundenstamm und keinen Synchronisierungszeitplan, um den man sich kümmern muss – denn das Angebot, die Preisliste, die Genehmigung und der daraus resultierende Auftrag befinden sich alle dort, wo sie ohnehin schon waren.
Wir haben kein neues System entwickelt. Wir haben Ihren Prozess online gestellt.
In der Praxis zeigt sich das auf verschiedene Weise. Kundenspezifische Kataloge und Preise werden so übernommen, wie sie in SAP konfiguriert sind. Punchout- und EDI-Käufer können neben dem Standardportal weiterhin ihre bevorzugte Methode nutzen. Die Bereitstellung erfolgt innerhalb von Wochen statt Monaten, da keine Geschäftslogik neu erstellt werden muss. Und das Geschäftsmodell passt zu diesem Ansatz: keine Einrichtungsgebühr, keine Transaktionsgebühren und ein monatliches Abonnement auf Basis der von Ihnen genutzten Module – mit den niedrigsten Kosten und der besten Integration, unterstützt durch einen zentralen Support.
Werden dem Kunden in einem Angebot Lagerbestände und Lieferzeiten angezeigt?
Das hängt davon ab, welche Informationen Sie offenlegen möchten, und sollte je nach Kundengruppe festgelegt werden. Einige Händler zeigen die aktuelle Verfügbarkeit direkt aus SAP Business One an. Andere geben stattdessen einen voraussichtlichen Liefertermin an und halten die Lagerbestände aus Wettbewerbsgründen geheim. Beides ist legitim. Entscheidend ist, dass Ihr Team darüber entscheidet, nicht die Plattform.
Fragen, die Sie stellen sollten, bevor Sie ein Umzugsangebot online in Auftrag geben
Nehmen Sie diese Punkte zu einer beliebigen Anbietervorführung mit und bitten Sie darum, die Antworten auf dem Bildschirm zu zeigen, nicht in einer Folie:
- Zeigen Sie mir ein Angebot, das ein Vertriebsmitarbeiter in SAP Business One erstellt hat, und zeigen Sie mir dann, wie der Kunde genau dieses Angebot in einen Auftrag umwandelt.
- Wenn der Kunde eine Menge ändert, welche Preisregeln werden dann neu berechnet, und wo sind diese Regeln hinterlegt?
- Was geschieht mit einem Angebot, für das eine Rabattgenehmigung erforderlich ist, und in welchem System erfolgt diese Genehmigung?
- Kann ein Kunde nur seinen eigenen Katalog und seine eigenen Preise sehen, und wer legt diese Einstellung fest?
- Muss ein Auftrag, nachdem ein Kunde ein Angebot angenommen hat, intern bearbeitet werden, bevor er zu einem echten SAP-Auftrag wird?
Wenn der Anbieter bei der Demo einen Synchronisierungszeitplan oder eine Umgehungslösung erklären muss, läuft die Plattform nach ihren eigenen Regeln. Wenn die Demo einfach so aussieht, als würde Ihr Prozess an einem neuen Ort ablaufen, dann ist das genau richtig.
Auf diese Weise wird E-Commerce nicht mehr nur ein Nebenkanal, sondern zu einem Wachstumsmotor. Die Vertriebsmitarbeiter verkaufen mehr, weil sie mehr Zeit mit dem Verkaufen verbringen. Die Kunden kaufen mehr, weil der Kaufvorgang einfacher geworden ist. Beides schlägt sich im selben SAP-Business-One-Auftragsbuch nieder, das Ihre Führungskräfte ohnehin bereits einsehen.
Beginnen Sie lieber mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung als mit einer Demo. Erzählen Sie uns, wie in Ihrem Unternehmen an einem normalen Freitag aus einem Angebot ein Auftrag wird, und wir zeigen Ihnen, wie derselbe Ablauf aussieht, wenn der Verwaltungsaufwand wegfällt.
