Ihr Vertriebsteam hat den Deal als abgeschlossen markiert. Im CRM wird er als gewonnen angezeigt. Der Vertriebsmitarbeiter hat sich der nächsten Verkaufschance zugewandt. Doch irgendwo zwischen dem Handschlag und Ihrem Debitorenbuch ist der Deal verschwunden – und niemand hat es bemerkt.
Das ist Umsatzverlust, und er kommt häufiger vor, als die meisten Finanzvorstände glauben wollen.
Abgeschlossene Geschäfte, für die nie eine Rechnung ausgestellt wurde, stellen eine der heimtückischsten finanziellen Lücken in mittelständischen B2B-Unternehmen dar. Kein Betrug. Keine Fehleinschätzung bei der Prognose. Sondern lediglich ein strukturelles Versagen bei der Übergabe zwischen Vertrieb und Finanzabteilung – zwei Teams, die in unterschiedlichen Systemen arbeiten und jeweils davon ausgehen, dass die andere Seite die Rechnungsstellung übernommen hat.
Die Einnahmen wurden erzielt. Sie wurden nur nie eingezogen.
Was Umsatzverluste mittelständische Unternehmen tatsächlich kosten
Umsatzverluste durch nicht in Rechnung gestellte, bereits abgeschlossene Geschäfte stellen einen konkreten und wieder hereinzuholenden Verlust dar. Im Gegensatz zu einem verlorenen Geschäft oder einer Rabattentscheidung handelt es sich hierbei um Geld, das das Unternehmen durch einen abgeschlossenen Verkaufsprozess rechtmäßig verdient hat – es wurde lediglich nie in Rechnung gestellt. Für mittelständische Unternehmen, die mit CRM-, ERP- und Umsatzsystemen arbeiten, die nie darauf ausgelegt waren, miteinander zu kommunizieren, vergrößert sich dieses Risiko mit jedem abgeschlossenen Geschäft.
Das Problem taucht in Ihrer Umsatzprognose nicht auf. Es wird in Ihrem CRM nicht als Warnsignal angezeigt. Es verbleibt unbemerkt in der Lücke zwischen dem Status „abgeschlossen“ in Ihrem Vertriebssystem und dem Status „in Rechnung gestellt“ in Ihrem Finanzsystem – und ohne einen gezielten systemübergreifenden Abgleichprozess kommt es einfach nicht ans Licht.
In komplexen B2B-Umgebungen – wie bei Distributoren, Gerätehändlern, Herstellern und Außendienstbetrieben – umfassen Geschäftsabläufe häufig mehrere Einzelposten, Teillieferungen, Meilensteinabrechnungen und mehrstufige Genehmigungsverfahren. Jede dieser Variablen birgt ein zusätzliches Risiko, dass eine Rechnung verspätet versandt, falsch kodiert oder gar ganz übersehen wird. Je komplexer die Transaktion, desto größer ist das Risiko.
Wo abgeschlossene Geschäfte durch das Raster fallen
Die Lücke bei der Übergabe vom CRM zum ERP
Die eigentliche Ursache ist fast immer dieselbe: Ihr CRM erfasst den Geschäftsabschluss als abgeschlossen, doch die Übergabe an Ihr ERP- oder Abrechnungssystem erfolgt manuell, uneinheitlich oder hängt davon ab, dass jemand daran denkt, dies zu tun. In Unternehmen, in denen das Vertriebsteam für das CRM und das Finanzteam für das ERP zuständig ist, stellt diese Grenze eine natürliche Bruchstelle dar.
Vertriebsmitarbeiter schließen Geschäfte ab und wenden sich anderen Aufgaben zu. Die Finanzteams stellen Rechnungen für die Vorgänge aus, die in ihrem Arbeitsvorrat landen. Wenn der Übergabeprozess ins Stocken gerät – eine E-Mail wird übersehen, ein Arbeitsschritt übersprungen, ein Feld leer gelassen –, durchläuft das Geschäft einfach nicht den gesamten finanziellen Prozess. Beide Teams gehen davon aus, dass die andere Seite sich darum gekümmert hat.
Wenn „abgeschlossen“ nicht gleichbedeutend mit „in Rechnung gestellt“ ist
Diese Unterscheidung ist wichtiger, als den meisten Unternehmen bewusst ist. Ein in Ihrem CRM als „abgeschlossen – gewonnen“ gekennzeichneter Deal bestätigt, dass ein Vertriebsergebnis erzielt wurde. Er bestätigt jedoch nicht, dass eine finanzielle Transaktion eingeleitet wurde. Dabei handelt es sich um zwei getrennte Vorgänge in zwei getrennten Systemen, und bei den meisten mittelständischen Unternehmen findet keine automatisierte Abstimmung zwischen diesen beiden Systemen statt.
Die Lücke zwischen abgeschlossenen und in Rechnung gestellten Geschäften ist der Ort, an dem Umsatzverluste entstehen. Und ohne einen einheitlichen Überblick über beide Systeme gibt es keine zuverlässige Möglichkeit, zu erfahren, wie groß diese Lücke zu einem bestimmten Zeitpunkt ist.
So finden Sie Geschäfte, die nie in Rechnung gestellt wurden
Dazu ist keine forensische Prüfung erforderlich. Es bedarf vielmehr eines strukturierten, systemübergreifenden Abgleichsprozesses, der regelmäßig genug durchgeführt wird, damit Unstimmigkeiten aufgedeckt werden, bevor sie zu Abschreibungen führen.
Schritt 1 – Verknüpfen Sie die abgeschlossenen und gewonnenen Datensätze aus Ihrem CRM- und ERP-System
Rufen Sie alle als „abgeschlossen – gewonnen“ gekennzeichneten Geschäfte in Ihrem CRM für den Zeitraum ab, den Sie prüfen möchten. Rufen Sie anschließend alle Rechnungen ab, die in Ihrem ERP- oder Abrechnungssystem für denselben Zeitraum erstellt wurden. Ordnen Sie diese auf Geschäftsebene einander zu. Jedes als „abgeschlossen – gewonnen“ gekennzeichnete Geschäft ohne entsprechende Rechnung ist ein potenzieller Verlustfall.
In der Praxis hören die meisten Unternehmen an dieser Stelle auf – denn die manuelle Abgleichung über zwei voneinander getrennte Systeme hinweg, mit uneinheitlicher Feldbezeichnung und unterschiedlichen Definitionen des Begriffs „abgeschlossen“, ist wirklich mühsam. Der Abgleich wird so eher zu einer vierteljährlichen Notübung als zu einer kontinuierlichen Kontrollmaßnahme.
Schritt 2 – Definieren Sie den Status „Abgeschlossen – Gewonnen“ einheitlich für alle Systeme
Einer der am meisten unterschätzten Faktoren, die zu diesem Problem beitragen, ist die Uneinheitlichkeit der Definitionen. Ihr CRM definiert einen Geschäftsabschluss möglicherweise bereits bei einer mündlichen Vereinbarung als „abgeschlossen und gewonnen“. Ihr Finanzsystem erkennt die Transaktion möglicherweise erst, wenn eine Bestellung eingegangen ist. Ihr ERP-System erstellt möglicherweise erst dann einen Rechnungsbeleg, wenn eine Lieferung bestätigt wurde.
Es handelt sich hierbei nicht um denselben Zeitpunkt. Solange nicht alle Systeme nach derselben Definition davon arbeiten, wann ein Geschäft finanziell feststeht, wird die systemübergreifende Abstimmung zu „False Negatives“ führen – also zu Geschäften, die scheinbar abgeglichen sind, aber tatsächlich noch nicht in Rechnung gestellt wurden.
Schritt 3 – Erstellen Sie einen Zeitplan für die Lecksuche
Einmalige Prüfungen decken frühere Lücken auf. Sie verhindern jedoch keine künftigen Lücken. Das Ziel ist ein regelmäßiger Rhythmus – wöchentlich oder zweiwöchentlich –, bei dem der Abgleich zwischen abgeschlossenen Geschäften und fakturierten Beträgen automatisch erfolgt, Ausnahmen an die zuständige Person weitergeleitet und die Lösung nachverfolgt werden.
Damit dies in großem Maßstab funktioniert, darf der Abgleich nicht manuell erfolgen. Er muss direkt in Ihren Systemen ablaufen und Warnmeldungen an die Person senden, die befugt ist, Maßnahmen zu ergreifen – und nicht in Form eines Berichts, der in einem gemeinsamen Ordner landet, den niemand vor Quartalsende öffnet.
Warum dieses Problem selbst in gut geführten Finanzabteilungen weiterhin besteht
Das ist keine Frage der Kompetenz. Auch Finanzteams, die einen straffen, disziplinierten Betrieb führen, sind diesem Risiko ausgesetzt, da die Systeme, mit denen sie arbeiten, nicht dafür ausgelegt sind, diesen Kreislauf automatisch zu schließen.
CRM-Plattformen sind auf Vertriebsergebnisse ausgelegt. ERP-Plattformen sind auf Finanztransaktionen ausgelegt. Die Annahme, dass das eine zuverlässig das andere auslöst, ist in fast jedem B2B-Geschäftsmodell verankert – und wird so gut wie nie systematisch überprüft.
Was die Lösung dieses Problems auf Organisationsebene besonders erschwert, ist die Tatsache, dass kein einzelnes Team die Verantwortung für diese Lücke trägt. Der Vertrieb ist für das CRM zuständig. Die Finanzabteilung ist für das ERP zuständig. Der Bereich Revenue Operations, sofern vorhanden, verfügt oft nicht über die erforderlichen Systemzugriffsrechte oder Befugnisse, um eine Abstimmung zwischen beiden Systemen durchzusetzen. Die Lücke bleibt bestehen, weil die Verantwortlichkeiten dafür unklar sind.
Was sich durch Closed-Loop-Revenue-Intelligence ändert
„Closed-Loop-Revenue-Intelligence“ bezeichnet die Fähigkeit, einen Geschäftsabschluss vom ersten Kontakt über den Vertragsabschluss und die Rechnungsstellung bis hin zum Zahlungseingang – über alle beteiligten Systeme hinweg – nachzuverfolgen und Abweichungen sofort bei ihrem Auftreten zu erkennen, anstatt erst Quartale später.
Wenn ein mittelständisches Unternehmen mit einer solchen Transparenz arbeitet, verschiebt sich die Frage von „Wie viel Umsatz ist uns im letzten Jahr entgangen?“ hin zu „Zeig mir die drei in dieser Woche abgeschlossenen Geschäfte, für die noch keine Rechnungen vorliegen.“ Das ist eine ganz andere Art von Gespräch, das ein Finanzvorstand mit seinem Team führen muss.
FocusPoint Nexus wurde speziell für diesen Zweck entwickelt. Das Modul „Finance Nexus“ verbindet Ihre CRM-, ERP- und Umsatzsysteme – ganz gleich, in welcher Kombination Sie diese nutzen – zu einer einheitlichen Entscheidungsplattform. Es gleicht abgeschlossene Geschäfte kontinuierlich mit Rechnungsdaten ab, identifiziert potenzielle Umsatzverluste, sobald diese auftreten, und leitet diese Informationen direkt an die Führungskräfte weiter, die darauf reagieren können. Abfragen in leicht verständlicher Sprache. Zuverlässigkeitsangaben zu jeder Antwort. Keine Warteschlange bei den Analysten. Kein Warten auf die vierteljährliche Abstimmung, um zu erfahren, was bereits geschehen ist.
Das ergebnisorientierte Preismodell, das für ausgewählte strategische Kunden zur Verfügung steht, knüpft einen Teil der Nexus-Preise an die im ersten Jahr wiedergewonnenen Umsatzverluste – denn der Business Case sollte nachweisbar sein, nicht nur theoretisch.
Falls Ihr Unternehmen noch nie eine strukturierte Abstimmung vom Abschluss über den Auftragseingang bis zur Rechnungsstellung durchgeführt hat, lohnt es sich, die in Ihren historischen Daten bereits vorhandenen Verluste noch vor Abschluss dieses Quartals zu quantifizieren.
Häufig gestellte Fragen
Was versteht man unter Umsatzverlusten bei abgeschlossenen Geschäften? Umsatzverluste bei abgeschlossenen Geschäften treten auf, wenn ein Verkauf in einem CRM- oder Vertriebssystem als abgeschlossen verbucht wird, im Finanz- oder ERP-System jedoch keine entsprechende Rechnung erstellt wird. Der Umsatz wurde durch einen rechtmäßigen Verkaufsvorgang erzielt, aber nie in Rechnung gestellt, eingezogen oder verbucht – was einen ausgleichbaren finanziellen Verlust darstellt.
Wie häufig kommt es in B2B-Unternehmen zu Datenverlusten bei bereits abgeschlossenen Geschäften? Dies ist häufiger der Fall, als die meisten Finanzverantwortlichen annehmen, insbesondere in komplexen B2B-Umgebungen, in denen Vertrieb und Finanzabteilung mit getrennten Systemen arbeiten. Das Risiko steigt mit der Komplexität der Geschäfte – Meilensteinabrechnungen, mehrteilige Aufträge, Teillieferungen und mehrstufige Genehmigungsverfahren schaffen jeweils zusätzliche Stellen, an denen die Übergabe an die Rechnungsstellung fehlschlagen kann.
Warum erfasst mein ERP-System abgeschlossene und gewonnene Geschäfte, für die noch keine Rechnung ausgestellt wurde, nicht automatisch? ERP-Systeme sind darauf ausgelegt, Finanztransaktionen zu verwalten, nicht aber CRM-Ergebnisse zu überwachen. Sofern kein spezieller Integrations- oder Abgleich-Workflow vorhanden ist, hat Ihr ERP-System keinen Einblick in die als „abgeschlossen und gewonnen“ erfassten Datensätze Ihres CRM-Systems. Die Lücke zwischen den beiden Systemen ist struktureller Natur und kein Versagen des ERP-Systems.
Was versteht man unter Closed-Loop-Revenue-Intelligence? Closed-Loop-Revenue-Intelligence bezeichnet die Fähigkeit, jeden Geschäftsabschluss vom ersten Kontakt über den Geschäftsabschluss, die Rechnungserstellung bis hin zum Zahlungseingang – über alle beteiligten Systeme hinweg – nachzuverfolgen und Abweichungen nahezu in Echtzeit aufzudecken. Damit wird die Diskrepanz zwischen den Angaben in den Vertriebsberichten und den tatsächlichen Zahlungseingängen der Finanzabteilung beseitigt.
Wie erkennt FocusPoint Nexus Umsatzverluste? FocusPoint Nexus verbindet Ihre CRM-, ERP- und Umsatzsysteme zu einer einheitlichen Entscheidungsplattform und vergleicht kontinuierlich abgeschlossene Geschäfte mit Rechnungsdaten. Wenn ein potenzieller Umsatzverlust erkannt wird – also ein als abgeschlossen markiertes Geschäft ohne entsprechende Rechnung –, meldet Nexus dies umgehend an die zuständige Führungskraft, zusammen mit Zuverlässigkeitsindikatoren und Hintergrundinformationen zur Klärung.
Wie schnell kann ein Unternehmen damit beginnen, nicht in Rechnung gestellte Umsätze zurückzugewinnen? Dank eines strukturierten, systemübergreifenden Abgleichprozesses können viele Unternehmen bereits im ersten Prüfungszyklus potenzielle Umsatzverluste identifizieren. FocusPoint Nexus lässt sich innerhalb von Wochen statt Monaten implementieren, sodass die erste Erfassung von Umsatzverlusten in der Regel schon früh im Projektverlauf erfolgt – oft noch vor der ersten Quartalsabschlussprüfung.
Der Umsatz ist bereits in Ihrem Auftragsverlauf erfasst. Die Frage ist, ob Sie den Überblick haben, um ihn einzutreiben, bevor er das angemessene Inkassofenster überschreitet.
Falls Ihre Vertriebs- und Finanzsysteme noch nie auf Geschäftsebene abgeglichen wurden, ist das wertvollste Gespräch, das Sie derzeit führen können, das mit jemandem, der Ihnen aufzeigen kann, wie sich diese Lücke in Ihrem konkreten Umfeld darstellt. Vereinbaren Sie einen Beratungstermin mit dem FocusPoint-Team, und lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, was Ihre abgeschlossenen Geschäfte Ihnen tatsächlich verraten.
